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4 idées simples pour donner plus de valeur à vos rétrospectives

Ampoule en tant qu'idée et rapports

En tant que développeur dans une équipe de produit, j’ai participé à de nombreuses rétrospectives Agile. Quelques-unes se sont révélées cruciales, surtout à cause de l’urgence de la situation, mais la plupart, n’ayant pas de problématiques majeures à traiter, se sont révélées superflues.

Dans cet article, j’aimerais vous partager quelques idées qui pourraient transformer ces rétrospectives superflues en rétrospectives pleines de valeur, même si tout va bien dans votre équipe.

Idée 1 : Partager des rapports aux participants

J’ai vu beaucoup de rétrospectives se conclure par une photo d’un tableau rempli de post-it et un message dans Slack. Même si j’apprécie l’effort de partage des commentaires et action items, cette photo ne m’apporte presque pas de visibilité sur l’activité passée. Voici pourquoi en quelques points :

  • Lisibilité Zoomer pour trouver l’information que je cherche, zoomer encore plus pour déchiffrer l’écriture de mon collaborateur, me rendre compte que le post-it ayant le plus de votes est masqué par un autre, voici quelques situations dans lesquelles je ne souhaite pas me retrouver quand j’ai besoin de me rappeler les éléments importants de ma dernière rétrospective.

  • Pertinence Beaucoup d’idées sont exprimées, votées, modifiées, regroupées pendant une rétrospective. Certaines sont excellentes, d’autres permettent de faire avancer un débat, d’autres sont à ignorer. Si je dois visionner un rapport, je souhaite qu’il aille à l’essentiel, je veux pouvoir consulter rapidement les commentaires importants et visualiser les action items associés.

  • Exhaustivité La plupart des informations qui ressortent lors d’une rétrospective sont affichées mais beaucoup ne le sont pas. Je pense, par exemple, à la liste des personnes présentes, absentes, au facilitateur. Peut-être même à des notes que notre facilitateur aurait prises pendant l’activité et qui auraient de la valeur à être partagées. Une photo ne résume pas tout.

Un bon rapport nécessite donc du travail supplémentaire de la part du facilitateur. Il est nécessaire de mettre en avant les commentaires importants, les action items, l’audience et toute autre information qui a une influence sur la compréhension de la rétrospective passée. Cela permettra de commencer la prochaine rétrospective avec une bien meilleure idée de la situation de l’équipe et des action items qui ont été attribués.

Planète Terre et rapports de rétrospectives gravitant dans l'espace

Idée 2 : Assurer un suivi des action items

Les action items font partie intégrante de la solution qu’une rétrospective Agile essaie de trouver à une problématique d’équipe. Si une seule chose devait être affichée dans un rapport, ce serait eux. Mais, trop souvent, ils passent au second plan.

Même si tout le monde se rend compte de leur importance, ils sont facilement oubliés. Améliorer le travail en équipe est crucial mais le but principal reste de faire avancer un projet. Les action items devraient être considérés au même niveau que les stories d’un sprint ou que les tasks d’un board kanban. Ils sont nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe et devraient être priorisés comme le reste du projet.

Il est par conséquent nécessaire de suivre l’avancement des action items. En tant que développeur, il est bien plus simple pour moi d’ajouter une nouvelle fonctionnalité à mon application que d’avoir une conversation difficile avec un membre de mon équipe. Et même si je suis conscient de l’importance de cette conversation, je pourrais naturellement la faire descendre dans la liste de mes priorités. J’attends de mon coach/scrum master qu’il ait une vision claire de l’avancement des action items et qu’il n’hésite pas à apporter son aide aux membres de l’équipe qui peinent à les faire avancer.

Chaque rétrospective devrait commencer par une discussion sur les action items issus de la dernière activité. Quels sont ceux qui sont toujours en cours ? Pourquoi ? Quels ont été les challenges rencontrés lors de la résolution des autres ? Voici quelques questions qui, en plus d’introduire une nouvelle rétrospective, permettent de se remémorer où en est l’équipe.

Les action items font partie intégrante de la solution qu’une rétrospective essaie de trouver à une problématique d’équipe. Si une seule chose devait être affichée dans un rapport, ce serait eux.

Idée 3 : Conserver un historique des rétrospectives passées

La succession des rétrospectives Agile auxquelles participe une équipe représente son histoire et son évolution. Il devrait être simple pour n’importe quel membre de l’équipe de pouvoir remonter le temps et consulter le rapport d’une rétrospective du passé. Plusieurs raisons pourraient justifier cela :

  1. Retrouver la solution à une problématique que l’équipe a déjà vécue

  2. Assurer un suivi de l’évolution de l’équipe

  3. Éviter la répétition des exercices de rétrospective

  4. Identifier des situations récurrentes

  5. Améliorer les rétrospectives de façon continue

Peu importe l’outil que vous utiliserez, l’important est d’offrir une solution facile d’accès, centralisée et ordonnée à toute personne qui voudrait accéder à vos rapports de rétrospective.

Même si vous n’assurez pas un suivi des action items, le fait de conserver un historique des rétrospectives passées vous offre suffisamment de données pour faire un bilan avec votre équipe au début de chaque nouvelle activité.

Idée 4 : Générer ses propres données pour s’améliorer

C’est sans doute l’idée la plus difficile à mettre en place, car elle nécessite les outils adaptés.

La rétrospective Agile est par définition, une activité qui génère beaucoup de données. Commentaires, votes, labels ou notes, toutes ces données ont un but : trouver la solution à des problématiques en aidant votre équipe à prendre action, prise d’action qui se matérialise souvent par des action items. Mais il est possible d’extraire beaucoup plus d’informations sur la santé de votre équipe.

  • En utilisant l’historisation de vos rétrospectives passées et la génération de rapports optimisés, vous pourriez générer facilement des informations très pertinentes pour votre équipe.

  • Utilisez des labels pour regrouper vos commentaires et déterminez quels sont les sujets récurrents dans votre équipe.

  • Découvrez qui participe le plus ou le moins à vos rétrospectives, ou même qui participe le plus ou le moins à un sujet bien précis.

  • Suivez vos action items de façon plus intelligente et accompagnez les membres de votre équipe qui ont le plus de difficultés à les faire avancer. Identifiez les sujets qui génèrent les action items les plus challengeant.

  • Voyez si vos aptitudes de facilitateur s’améliorent avec le temps, votre équipe participe-t-elle de plus en plus? Vos collaborateurs sont-ils présents à vos rétrospectives? Quels sont les sujets qui font naître le plus de commentaires? Votre retour sur temps investi (ROTI) moyen est-il satisfaisant?

La succession des rétrospectives Agile auxquelles participe une équipe représente son histoire et son évolution.

Ces quatre idées ont toutes un message commun : conservez toutes vos données et organisez-les, en tant que coach/scrum master, elles sont votre bien le plus précieux.

« Knowledge is power. » Cette citation peut paraître cliché mais il est difficile de la contredire.

C’est en exploitant vos données au maximum que vous serez dans la meilleure position pour aider votre équipe. Bien sûr, cela prendra du temps et sera sans doute moins confortable que vos habitudes actuelles, mais avec les outils adaptés, le temps dédié à la récolte et à l’organisation des données de votre équipe pourrait être grandement réduit.

J’espère avoir fait changer votre regard sur toutes les informations que vous accumulez de rétrospective en rétrospective et peut-être même vous avoir donné envie d’essayer ces quelques idées lors de votre prochaine activité.