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Comment animer une rétrospective à distance en 2020 : Le guide complet

Une rétrospective à distance avec Neatro

Une rétrospective est une excellente opportunité pour une équipe d'apprendre et de s'améliorer à la fin d'un sprint ou d'une itération.

C'est le moment idéal pour se réunir et réfléchir à ce que l'on devrait améliorer en se basant sur les derniers événements.

Si une équipe distribuée est capable de faire des rétrospectives à distance très efficaces, cela lui permettra de grandir et d'améliorer sa capacité à achever des tâches et créer de la valeur.

Une bonne rétrospective à distance doit toujours être la responsabilité de l'ensemble de l'équipe. Même si, évidemment, un(e) Scrum Master ou un(e) facilitateur/trice est là pour assister l'équipe et leur proposer les moyens appropriés pour s'améliorer en continu.

Comment s'assurer que votre équipe reste engagée dans vos rétrospectives à distance ? Comment faire en sorte que les membres se sentent psychologiquement en sécurité et disent ce qu'ils pensent vraiment ?

Eh bien... il n'y a pas de formule magique. Désolé, on a vraiment cherché pourtant ! Cependant, nous avons bâti ce guide qui regroupe de nombreux conseils pour permettre à votre équipe d'améliorer grandement ses rétrospectives. Le tout en 4 étapes. C'est parti !

Étape 1 : Définissez le but de votre rétrospective à distance.

Une rétrospective Agile aide les membres de votre équipe à réfléchir sur leur façon de travailler et à devenir meilleurs.

Profitez de cette opportunité pour discuter de ce qui compte par-dessus tout pour votre équipe. Engagez les participants dans des conversations qui vont leur permettre de créer un plan d'action qui fera du sens unanimement.

Des discussions légères ou non documentées ne suffisent pas à construire un plan d'action solide. Savez-vous exactement ce que vous voulez accomplir avec cette rétrospective ?

Vous pouvez utiliser différentes activités pour comprendre les enjeux de votre équipe:

  • Utilisez des sondages anonymes pour identifier les enjeux majeurs. Choisissez un enjeu et faites-en le but de votre prochaine rétrospective.

  • Essayez l'activité du Team Radar pour mesurer l'importance de différentes thématiques auprès de votre équipe. Choisissez les sujets avec les scores les plus bas pour définir le but de votre prochaine rétrospective.

  • Employez les métriques de différents outils que votre organisation utilise (JIRA, NPS score)

  • Aussi, ce ne sera une surprise pour personne, mais demeurer proche de son équipe au quotidien est aussi un bon moyen de découvrir des sujets à travailler.

Assurez-vous que votre équipe soit d'accord pour travailler les sujets que vous avez identifiés ensemble avant de commencer la rétrospective. Le but d'une rétrospective devrait toujours venir de l'équipe et pas d'une seule personne.

Étape 2 : Choisissez le format idéal de rétrospective.

Maintenant que vous en avez identifié le but, il est temps de choisir un format qui permettra de tirer la meilleure valeur de votre rétrospective.

La principale difficulté est d'identifier et de prioriser les caractéristiques de votre équipe. Pour vous aider, voici quelques questions que vous devriez vous poser :

  • Quel est le contexte de votre équipe ? L'état d'esprit est-il plutôt positif ou négatif ? Si le ressenti global de l'équipe est actuellement pessimiste, vous pourriez choisir des exercices mettant l'accent sur le positif.

  • Depuis combien de temps les membres de votre équipe travaillent-ils ensemble ?Cette équipe est-elle toute nouvelle ou a-t-elle déjà "de la bouteille" ? Par exemple, une activité invitant les participants à définir leurs attentes, rôles et responsabilités au sein de l'équipe pourrait amener une bonne base de collaboration.

  • Que cherchez-vous à améliorer ? Collaboration entre les membres, rôles et responsabilités de chacun, alignement vis-à-vis de la stratégie d'entreprise, vélocité d'équipe, clarification des processus, accès aux ressources... Les sujets ne manquent pas. Notez par ailleurs que même "le fun" est un sujet essentiel à aborder. Les personnes qui ont du plaisir à travailler ensemble ont plus de chance d'être optimistes, motivées, d'apprendre plus vite, de faire moins d'erreur et de prendre de meilleures décisions.

  • Votre équipe est-elle plutôt artistique ou plutôt pragmatique ? Certains partipants verront plus d'intérêt dans des formats de rétrospectives résolument créatifs (comme des dessins collaboratifs ou des LEGOs), tandis que d'autres se sentiront plus à l'aise avec le côté direct d'un tableau à plusieurs colonnes.

Vous allez devoir expérimenter, sans doute vous tromper, pour raffiner vos rétrospectives et en apprendre davantage sur votre équipe. Essayez d'innover en terme d'activités pour faire de cette cérémonie un moment très agréable en équipe. Dessin, formats basés sur des métaphores, formats personnalisés en fonction de l'équipe, etc...

Voyez les membres de votre équipe comme vos clients et faites de votre mieux pour leur fournir l'expérience la plus mémorable possible.

Soyez toujours honnête avec eux, identifiez ce qu'ils font bien mais aussi ce qu'ils doivent améliorer.

Esther Derby and Diana Larsen recommandent dans leur livre Agile Retrospectives la structure suivante:

  1. Préparer le terrain

  2. Récupérer des informations

  3. Générer des idées

  4. Décider quoi faire

  5. Fermer la rétrospective

Le but de cette structure est de s'assurer que la rétrospective se passe de façon fluide en définissant clairement les critères de succès de chaque étape.

Bien gérer son temps est un autre élément-clé d'une bonne rétrospective. Limiter en temps chaque étape est une excellente pratique. Cela permet de garder l'équipe concentrée sur l'accomplissement de chaque tâche et les encouragent à débuter la rétrospective sans tarder.

Étape 3 : Équipez-vous des bons outils.

Il est important de ne pas laisser les outils vous imposer une façon de faire vos rétrospectives à distance. Utilisez-les en tant que support.

L'outil ayant le plus de valeur est celui qui va vous aider à connecter votre équipe. Cela peut être par exemple Slack, Zoom ou Microsoft Teams, tant que ces fonctionnalités soient accessibles :

  • Vidéo + Son : afin de faciliter le contact, tout le monde devrait avoir sa caméra allumée. Pour vous, il est recommandé de toujours avoir un oeil sur votre équipe pour bien "lire la pièce".

  • Un canal de discussion à l'écrit : utile pour poster des commentaires ou des questions pendant que quelqu'un parle.

  • Des signaux visuels : rend l'action d'entrer dans une conversation plus simple. Microsoft Team offre un bouton "je lève la main" pour montrer à tout le monde que vous avez quelque chose à dire sans couper la parole.

Dépendamment du type de rétrospective que vous désirez animer, il faut désormais choisir un outil de collaboration.

Si vous voulez dessiner ou créer une expérience taillée sur mesure pour votre équipe, vous allez avoir besoin d'un outil très flexible comme Mural ou Miro. Notez bien qu'utiliser ce genre d'outil va généralement vous demander un certain temps de préparation.

Si vous préférez opter pour une rétrospective plus structurée, vous pouvez trouver différents outils de rétrospective en ligne comme Neatro.

La plupart de ces outils proposent une version d'essai gratuite. Nous vous conseillons d'en tester plusieurs et d'observer lequel fera fera l'unanimité auprès de votre équipe.

Voici quelques fonctionnalités qui sont les bienvenues dans ces solutions :

  • Des formats de rétrospectives clés en mains.

  • La possiblité de créer son propre format de rétrospective.

  • Des structures de rétrospectives bien pensées et généralement testées par de nombreuses équipes.

  • L'accès à l'historique de vos rétrospectives.

  • Une façon simple d'afficher les action items encore en cours (ou de les exporter dans un outil de gestion de projet).

  • Permettre de poster des idées de façon anonyme.

Étape 4 : Animez votre rétrospective à distance (comme un pro).

Nous y sommes ! Il est grand temps de se lancer dans l'exercice en équipe.

1. Avant toute chose, il est important de créer un environnement intime qui encourage les connexions entre les membres de l'équipe.

Dans cette étape, vous voulez que les membres de votre équipe se sentent détendus et connectés afin de pouvoir partager librement tout en gardant un esprit critique.

Les ice-breakers sont de parfaits exercices pour insuffler cet état d'esprit. Choisisssez une activité qui aide à créer une ambiance amicale et à mettre les gens à l'aise avec la rétrospective.

Vous pouvez, pourquoi pas, poser une question à propos des passions des membres de l'équipe. La réponse pourrait tenir en un seul mot. Afficher les réponses dans un nuage de mots représentant les différentes passions de l'équipe est un moyen facile de générer les premières conversations.

Ce moment est aussi la bonne opportunité pour revenir sur les action items de la rétrospective précédente. Voyez s'ils ont bien été traités ou s'ils sont toujours en cours d'application.

Faites preuve de flexibilité, soyez Agile. Si votre équipe est bloquée sur des action items cruciaux, cela pourrait tout à fait devenir le sujet de discussion majeur de cette nouvelle rétrospective. N'ayez pas peur de remettre en question vos plans, tant et autant que l'équipe est d'accord et vous suit dans cette logique.

2. Deuxièmement, ayez la sécurité psychologique de l'équipe en tête à chaque instant de cette rétrospective.

Le safety check est un bon exercice pour comprendre si une équipe se sent suffisamment en sécurité pour s'engager dans une rétrospective. Vous pouvez aussi essayer des exercices classiques comme les feux de circulation ou la météo.

Demandez à votre équipe de vous partager son baromètre de confiance et de sécurité en cette rétrospective, à travers un chiffre entre 1 et 5. 5 signifiant "Je suis prêt à aborder n'importe quel sujet" et 1 étant "Je ne me sens pas prêt(e) à parler du tout".

Faites en sorte que chaque vote soit anonyme. Toute l'équipe devra ensuite pouvoir consulter le résultat général du vote.

Si le résultat du safety check est mauvais (plus d'une personne ayant voté 1 ou 2), ce constat devrait devenir le sujet principal de cette rétrospective. Votre équipe doit discuter des action à entreprendre pour que tout le monde se sente suffisamment en confiance de participer.

Encore une fois, et il est bon d'insister sur ce point, la sécurité psychologique est la base d'une bonne rétrospective.

Si le safety check est bon, vous pouvez rappeler le but de cette rétrospective à distance.

3. Utilisez votre outil de rétrospective ou de collaboration à distance favori pour demander à votre équipe de remplir chaque catégorie de la rétrospective avec ses commentaires.

De nombreuses idées vont désormais être partagées par les participants. Assurez-vous que ces éléments demeurent masqués jusqu'à l'écoulement complet du timer. Vous ne voulez pas que les membres s'influencent les uns les autres à ce stade de l'exercice.

Si plusieurs personnes ont voté 3 ou moins pendant le safety check, vous pouvez les aider à se sentir plus en sécurité pendant cette étape. Voici comment vous pourriez procéder:

  • Rédigez un contrat de rétrospective ("dans cette rétrospective, nous pouvons parler de tel sujet, nous ne pouvons pas parler de tel sujet").

  • Donnez l'option de poster des idées de façon anonyme...

  • ... ou rendez l'étape de collecte 100% anonyme.

  • Engagez une discussion directe avec ces participants pendant cette étape.

D'une façon générale, donnez autant de contexte que nécessaire autour du format de la rétrospective et de ce qui est attendu de chaque participant.

Aidez votre équipe en leur posant des questions sur différents sujets liés au but de la rétrospective.

Si vous sentez que quelqu'un ne sait pas quoi écrire ou semble perdu, posez-lui directement des questions d'ouverture pour l'aider à réfléchir.

4. Vous avez aidé votre équipe à générer beaucoup d'idées, il est maintenant temps de les organiser.

Dans cette étape, chaque membre de l'équipe va passer à travers ses commentaires et ajouter du contexte si nécessaire.

SI quelqu'un a terminé de parler d'une idée déjà évoquée, regroupez ces idées comme vous attacheriez deux post-its ensemble.

Essayez d'identifier des thèmes ou des sujets partagés par plusieurs commentaires. S'ils ne correspondent pas au but de la rétrospective, essayez de comprendre pourquoi, posez des questions à votre équipe, aidez les à réfléchir collectivement.

Maintenant que tout le monde a parlé de ses idées et qu'elles sont mieux organisées, il faut décider des idées les plus importantes.

Le dot-voting est une manière simple et rapide de prioriser les sujets les plus importants.

Attribuez un nombre de votes possibles à chaque membre de l'équipe basé sur la quantité totale d'idées de la rétrospective, puis donnez-leur une à deux minutes pour voter.

5. Votre équipe connait désormais les sujets les plus importants de votre rétrospective, il faut maintenant prendre action.

Cette étape est l'opportunité de brainstormer autour des problèmes pour trouver ensemble des solutions.

Vous pouvez utiliser plusieurs activités de brainstorming pour faire émerger de nouvelles idées d'amélioration:

S'il y a beaucoup de personnes dans cette rétrospective (plus de 10) ou que certaines personnes de votre équipe ne se sentent pas à l'aise de brainstormer dans un grand groupe, des outils comme Zoom ont une fonctionnalité de "breakout room" qui vous permet de subdiviser votre équipe en plus petits groupes de travaux.

Il est possible que la session de brainstorming génère beaucoup d'action items. Il faut donc les prioriser.

Vous pouvez utiliser la matrice Impact/Control pour prioriser les 3 actions à entreprendre pendant le prochain sprint.

Il est plus efficace de suivre uniquement les 3 action items les plus importants plutôt que d'ajouter une liste d'action items dans votre prochain sprint.

Concentrez-vous sur des petites actions, ne surchargez pas votre équipe.

6. Les rétrospectives sont un élément-clé de l'amélioration continue... mais vous devez aussi les améliorer en continu!

Récupérez du feeback sur votre rétrospective, le ROTI est un excellent outil pour ça.

Demandez aux membres de l'équipe de partager un chiffre compris entre 1 et 5 dans la fonctionnalité de discussion instantanée de votre outil de communication.

Ce chiffre représente la valeur que cette rétrospective leur a apporté en se basant sur le temps consacré à l'exercice. 1 signifie que c'était une perte de temps totale et 5 qu'il s'agissait du meilleur investissement de temps possible.

Vous pouvez aussi leur demander d'ajouter un commentaire à leur note (surtout si la note est inférieure à 3).

Cette rétrospective est maintenant terminée, bravo ! Il est temps de planifier les prochaines étapes : 

  • Exportez les action items dans votre outil de gestion de projet.

  • Partagez le rapport de la rétrospective à votre équipe.

  • Compilez un bilan de rétrospective. Voici quelques exemples ici.

Il n'est pas obligé d'attendre la fin du sprint - ou 2 semaines - pour faire votre prochaine rétrospective ou discuter des action items. Soyez Agile.

Et souvenez-vous... Faites un bilan des engagements de l'équipe en préambule de votre prochaine rétrospective.

Le "check-in" de la rétrospective est le meilleur moment pour parler du statut des action items de la dernière rétrospective.

Premièrement, traitez les action items qui sont toujours en cours. En pratique, un membre de l'équipe est responsable de chaque action item et devrait pouvoir apporter un statut sur l'élément en question.

Si cet action item est toujours en cours, demandez aux participants ce qu'ils pourraient faire en équipe pour aider à sa complétion.

Même si quelqu'un est affecté à cet action item, rappelez-vous que toute l'équipe en est responsable.

Puis, pour les action items qui sont terminés, demandez à l'équipe s'ils ont fait une différence.

Ces deux questions sont généralement un excellement moyen de découvrir de nouveaux enjeux et de trouver le but de votre prochaine rétrospective.