Qu'est ce qu'une équipe auto-organisée et comment ça fonctionne ?
Certains le voient comme le moyen ultime pour une équipe de gagner en autonomie et en productivité. D’autres le perçoivent comme une utopie créée pour s’opposer aux organisations hiérarchiques. Le concept d’auto-organisation des équipes a nettement gagné en popularité au cours des dernières années et, reconnaissons-le, il ne laisse personne indifférent.
À travers cet article, j’aimerais vous livrer une introduction simple et ludique de l’auto-organisation. C’est non seulement le fruit de mes recherches, mais aussi le reflet de ma propre expérience puisque je fais partie d’une équipe auto-organisée chez Neatro.
Ensemble, nous allons évoquer les principes fondateurs de l’auto-organisation, tordre le cou à quelques idées reçues, analyser les avantages de cette approche, puis je vous proposerai des moyens pratiques pour tendre vers plus d’auto-organisation avec votre propre équipe.
Une dernière mise en garde avant d’embarquer : il se raconte que lorsqu’une équipe goûte à l’auto-organisation, il devient très difficile pour elle de revenir à un modèle traditionnel par la suite. Vous voilà prévenu.e...
L’auto-organisation vue par la Nature…
D’un point de vue très général, et selon la définition de Wikipédia, “l’auto-organisation est un processus par lequel un système s’organise de lui-même”. Les différentes interactions internes et externes à ce système vont naturellement lui apporter l’ordre dont il a besoin pour fonctionner.
Au cours de mes recherches sur le sujet, j’ai fait une découverte passionnante grâce aux travaux de Carl Anderson et Elizabeth McMillan. C’est pourquoi je voulais commencer par vous parler… de fourmis.
En effet, on retrouve le principe d’auto-organisation dans la nature et en particulier chez les insectes.
Ainsi, lorsqu’un autre insecte menace une colonie de fourmis, il n’y a pas une équipe en particulier qui est dédiée à la défense de la fourmilière. Au contraire, une ou plusieurs équipes vont se former spontanément pour répondre à la menace.
Croyez-vous que quelqu’un a donné un ordre à ces équipes de s’exécuter ? Peut-être est-ce la Reine fourmi, confortablement blottie et assistée de multiples messagers, qui aurait usé de sa position hiérarchique pour donner un ordre ?
Pensez-vous ! Personne n’a donné d’ordre à ces valeureuses fourmis. Elles répondent simplement à une interaction externe et utilisent leurs facultés pour constituer des équipes pluri-disciplinaires afin d’apporter une solution pour combattre la menace.
Ces équipes répondent tout bonnement à un objectif défini par leur société : la survie et la prospérité de la colonie. C’est cet objectif qui va les pousser à réagir et à se défendre.
Qu’est-ce qu’une équipe auto-organisée ?
Dans une organisation humaine, comme une entreprise, l’auto-organisation se base sur les mêmes principes que ceux évoqués pour nos amies les fourmis. Pour atteindre l’objectif fixé par la société, les équipes vont décider elles-mêmes du quoi, du qui et du comment.
La composition et les tactiques de ces équipes peuvent changer à tout moment, dans le but d’atteindre leur objectif.
Cette philosophie a pour but de rendre l’organisation plus flexible et plus réactive au changement. Et cette transformation commence dans la façon de gérer les équipes.
“Les meilleures architectures, spécifications et designs viennent des équipes auto-organisées.”
Cette phrase, tirée des principes du manifeste Agile, introduit le concept d’auto-organisation. On peut trouver un début de justification à ce principe dans le Scrum Guide :
“L’adaptation devient plus difficile quand les personnes impliquées ne sont pas habilitées ou autogérées. Une équipe Scrum doit s’adapter à chaque fois qu’elle apprend quelque chose de nouveau.”
Si une organisation ne permet pas à ses équipes d’être autonomes, cela va limiter sa capacité à s’adapter.
Et dans un environnement instable et complexe comme celui des entreprises modernes, l’adaptation est un facteur clé pour se démarquer de la concurrence.
3 idées reçues sur les équipes auto-organisées
“Avoir des équipes auto-organisées signifie plus aucun gestionnaire, donc l’anarchie !”
Contrairement à une équipe autogérée, une équipe auto-organisée opère toujours avec un.e gestionnaire. Par son intermédiaire, l’organisation va transmettre un ou des objectifs à l’équipe. On parle généralement de servant leader dans ce cas-ci.
Le ou la gestionnaire aura pour but de faciliter les interactions dans et en dehors de l’équipe, afin qu’elle puisse atteindre son objectif le plus efficacement possible.
“Une équipe auto-organisée ne fait que ce qu’elle veut. C’est ingérable pour l’organisation !”
Une équipe auto-organisée doit pleinement s’inscrire dans la vision, la mission et les objectifs de l’organisation.
De ce fait, l’organisation “contrôle” toujours ce sur quoi travaille l’équipe à travers un alignement sur l’outcome. L’équipe décide simplement de la façon dont elle va y arriver à travers l’output.
En bon français, on peut peut résumer la différence entre outcome et output comme suit :
L’outcome est ce que l’organisation cherche à accomplir (le résultat final)
Exemple : améliorer la satisfaction de nos utilisateurs.
L’output est un moyen concret qui contribue activement à accomplir l’outcome.
Exemple : mettre en place un module de livechat pour assister en direct nos utilisateurs.
“Une équipe auto-organisée ne peut pas être productive !”
Plusieurs recherches basées sur des études neuroscientifiques en 2020 ont démontré que l’autonomie a un impact positif sur la productivité. Ces études ont aussi démontré que la perception d’une augmentation d’autonomie améliore l’humeur des individus au travail.
L’auto-organisation va exactement dans ce sens. Donner plus d’autonomie aux équipes pour les rendre plus responsables et plus engagées.
Même si ces équipes ont la liberté d’organiser la répartition du travail, cela n’implique donc pas forcément une baisse de leur productivité.
Avantages de l’auto-organisation
Des équipes plus efficaces
Les équipes auto-organisées sont avant tout responsables. Elles décident elles-mêmes des tactiques à mettre en place pour atteindre leur objectif.
Cette responsabilité les pousse à vouloir toujours faire mieux. Elles adoptent naturellement l’amélioration continue.
Ce constant besoin d’améliorer leurs façons de faire contribue à leur efficacité.
Des équipes plus agiles
L’auto-organisation permet de réagir plus rapidement au changement. Plus besoin d’attendre l’approbation d’un supérieur pour s’adapter à l’évolution de son environnement de travail.
Cette place donnée à l’adaptation permet à l’équipe d’accueillir le changement de façon positive. L’équipe voit le changement comme une opportunité d’apprendre et d’évoluer.
Les membres de l’équipe apprennent régulièrement de nouvelles compétences et les mettent au profit de leur objectif.
Des équipes plus engagées
La responsabilité, la liberté de s’adapter, l’amélioration continue, l’apprentissage continu, toutes ces valeurs contribuent aussi à augmenter l’autonomie de l’équipe.
Une équipe autonome est une équipe qui a la confiance de l’organisation. Les membres de l’équipe voient leur travail comme une mission.
Ce sentiment d’être un missionnaire de son organisation rend les équipes plus motivées et plus engagées au quotidien.
Les changements au sein de l’équipe
Une équipe auto-organisée est pluri-disciplinaire. Son but est d’avoir toute l’expertise nécessaire pour accomplir son objectif. Sa composition peut donc changer à tout moment en fonction des besoins identifiés par l’équipe.
Les tâches à effectuer ne sont plus imposées par le manager mais décidées en équipe. Une ou plusieurs personnes de l’équipe peuvent être responsables du maintien à jour de la liste des tâches et de leur spécificité. Mais elles sont validées par tout le monde au moment de les prioriser.
L’assignation des tâches est aussi décidée en équipe. Les tâches sont généralement réparties en fonction des domaines d’expertise de chacun. Si une expertise est manquante, l’équipe peut adapter sa composition.
Enfin, l'équipe adopte une structure horizontale. Il n’y a pas de hiérarchie au sein de l’équipe.
Pour résumer :
L’équipe décide de sa composition
L’équipe décide des tâches nécessaires pour compléter l’objectif
L’équipe décide de qui va travailler sur ces tâches
L’équipe n’a pas de hiérarchie
Les changements en dehors de l’équipe
L’équipe n’ayant plus de hiérarchie interne, on considère que le manager n’en fait plus directement partie.
Le manager a essentiellement un rôle de facilitateur. Il s’assure que l’équipe soit alignée sur l’objectif fixé par ses clients ou ses supérieurs hiérarchiques. Il joue aussi le rôle d’interface entre l’équipe et le reste de l’entreprise.
Si l’entreprise décide de modifier l’objectif d’une équipe auto-organisée, le manager devra faciliter la transition d’un objectif à un autre.
Comment favoriser l’auto-organisation dans votre équipe ?
Alignement
L’autonomie sans l’alignement mène souvent au chaos. Il est important que l’équipe ait un but clairement défini et en accord avec le reste de l’entreprise. Plusieurs techniques peuvent être utilisées pour construire et maintenir cet alignement :
Avoir une vision produit d’entreprise
Mesurer le progrès vers l’accomplissement des objectifs
Améliorer la compréhension du domaine métier et des utilisateurs
Limites
Chaque équipe doit avoir un carré de sable dans lequel elle va s’auto-organiser. Ce carré de sable représente un ensemble de contraintes que l’équipe doit connaître et accepter.
L’équipe doit savoir quelles décisions sont dans sa zone d’influence et surtout quelles décisions ne le sont pas. La technique “Delegation Poker” du management 3.0 est un très bon moyen de définir ces limites.
Responsabilité
Une équipe pluri-disciplinaire ne signifie pas que tout le monde peut faire tout et n’importe quoi. Il est important que chaque membre de l’équipe ait sa zone d’expertise.
Il en va de même pour les pratiques, activités et réunions de l’équipe. Chaque événement doit avoir son responsable.
Confiance
L’absence de confiance dans une équipe laisse place à la peur. Pas assez de confiance et trop de peur créent un environnement de travail toxique.
Heureusement, il existe des moyens pour augmenter le niveau de confiance de votre équipe :
Se dire les vraies choses
Reconnaître les succès
Ne pas pointer du doigt les échecs
Admettre que l’on ne sait pas
Organiser des activités de team-building
Transparence
La transparence est à la base de la confiance au sein de l’équipe.
Elle doit d’abord être présente autour de l’équipe. L’entreprise doit faire en sorte que l’équipe ait un accès simple et permanent à l’information qui va l’aider à atteindre ses objectifs.
L’absence de dépendance encourage les membres à prendre des initiatives et des décisions. Ce qui renforce le sentiment d’autonomie.
La transparence doit également être présente entre les membres de l’équipe. Il est important de les encourager à partager leurs objectifs, leurs problèmes et leurs interrogations avec le reste de l’équipe.
Un excellent moyen de leur en donner l’opportunité est d’organiser régulièrement des rétrospectives d’équipe.
Conclusion
Adopter l’auto-organisation est donc un challenge pour les entreprises et les équipes qui peut rapporter gros sur le long terme.
Cette philosophie va à l’encontre de pratiques du type “Command and Control” qui, même si elles paraissent rassurantes pour le management, nuisent à l’engagement et à la productivité des équipes.
Les équipes d’aujourd’hui veulent être flexibles, autonomes et pourvues d’une mission. Et c’est ce que l’auto-organisation leur promet.