Comment mesurer le ROI des rétrospectives ?

Par Sylvain Bonneville

Dans un précédent article, j’évoquais le sujet épineux des équipes qui ne perçoivent plus la valeur des rétrospectives et proposais des solutions pour renouer avec une dynamique positive.

Aujourd’hui, nous allons poursuivre cette réflexion en explorant le retour sur investissement (ou ROI en anglais) des rétrospectives. Après tout, « le temps, c'est de l'argent », et il est essentiel de s’assurer que la rétrospective apporte un bénéfice concret aux équipes.

Hélas... ceci semble plus facile à dire qu'à faire. Et ce à cause de deux facteurs principaux.

D’une part, il existe une multitude d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs, chacun ne répondant qu’à une partie de la question du ROI. Il est donc crucial de bien choisir les indicateurs qui correspondent à vos objectifs.

D’autre part, le choix des indicateurs dépend du rôle et des attentes de la personne cherchant à évaluer le ROI des rétrospectives. Un gestionnaire n’aura pas les mêmes attentes qu’un Scrum Master ou qu’un membre de l’équipe.

Or, au cours de ma carrière, j'ai eu la chance de porter ces trois différentes casquettes. Et je vais vous livrer de bonnes pistes pour pouvoir mesurer sereinement le retour sur investissement de vos rétrospectives en fonction de chacun des trois rôles.

Au sommaire de cet article :

• Pourquoi mesurer le retour sur investissement des rétrospectives ?

• 3 mesures quantitatives

• 3 mesures qualitatives

• Tableau récapitulatif

• Comment Neatro aide les équipes à mesurer le ROI des rétrospectives

Pourquoi mesurer le retour sur investissement des rétrospectives

Mesurer le retour sur investissement (ROI) des rétrospectives permet de démontrer leur valeur concrète auprès de votre équipe, mais pas que.

En tant que Scrum Master, j’ai parfois dû justifier le temps qui leur est consacré, car elles peuvent être perçues comme un obstacle à la livraison de valeur, notamment par les membres de la direction qui cherchent des résultats tangibles. En parallèle, je serais incapable de quantifier le nombre de fois où j’ai entendu mes équipes dire qu'elles avaient trop de réunions dans leurs agendas. Alors, un raccourci est rapidement pris et la rétrospective est ciblée.

En effet, votre équipe y passe potentiellement jusqu’à une demi-journée par sprint, alors il est préférable pour tout le monde d’en tirer de la valeur.

On note d’ailleurs souvent que le problème ne se pose pas autant avec les autres événements prescrits par Scrum. La planification donne le plan de match des prochains jours, le daily permet de s’organiser pour atteindre l’objectif et la revue expose le travail réalisé. Pour la rétro, c’est plus abstrait : on discute d’optimisations potentielles futures, bref tout ce que n’aime pas entendre bon nombre de directions avec un état d’esprit plus traditionnel. Les managers s'attendent généralement à ce que leurs équipes expriment leurs obstacles et proposent un plan d’action pour les régler plus ou moins rapidement selon les cas.

Mesurer le ROI permet non seulement de renforcer la crédibilité des rétrospectives comme outil stratégique, mais aussi de motiver les équipes à s'engager activement dans ce processus. La bonne nouvelle est que vous avez probablement tout à portée de main pour y arriver dès aujourd’hui !

Nous allons donc regarder deux types de mesures bien précises : les mesures quantitatives et les mesures qualitatives.

Les mesures quantitatives

La majorité des équipes ont à disposition tout un ensemble de mesures disponibles à portée de main, peu importe les outils qu'elles utilisent (Jira, Monday, Azure DevOps, Planisware, etc.). L’essentiel est de choisir les indicateurs pertinents en fonction de vos discussions en rétrospective et d’en suivre l’évolution. À l’inverse, vous pourriez organiser une rétrospective basée sur une métrique disponible dont les résultats ne semblent pas en adéquation avec la volonté de l’équipe, afin d’essayer de l’améliorer.

Je vais donc vous partager les mesures qui, selon moi, vous aideront grandement, et ce, à court terme.

1. Le ROTI (Return On Time Invested)

Le ROTI est une activité généralement utilisée en fin de rencontre permettant aux participants d’indiquer, sur une échelle de 1 à 5, à quel point le temps a bien été investi durant la rencontre.

D’expérience, le ROTI est probablement la mesure la plus rapide et simple à mettre en place pour les Scrum Masters. Vous obtiendrez ainsi une première mesure qui vous indiquera comment les choses se sont déroulées durant la rétrospective.

💡 Mon conseil : n’utilisez pas une échelle avec des extrêmes comme « 1 : C’était la pire rencontre de ma vie » ou l’inverse « 5 : C’était la meilleure rétrospective de ma carrière ». Vous obtiendrez probablement des résultats peu exploitables, oscillant entre 3 et 4 en continu.

Personnellement, j’utilise le ROTI à chaque fin de rétrospective depuis des années. Lorsque je vois des résultats relativement bas, je contacte la personne concernée afin de creuser le sujet et de tenir compte de son avis pour les prochaines.

En parallèle, je vous suggère fortement d’encourager vos membres d’équipe à partager du feedback pour renforcer la valeur de l’exercice. Plus sur ce sujet dans la partie mesures qualitatives de l’article.

2. L’optimisation du flux de travail

Quand je parle d’optimisation du flux, je ne parle pas d’avoir plus de travail sur les épaules. Au contraire, il s’agit de voir comment livrer plus efficacement le travail à effectuer.

Votre équipe se demande peut-être déjà comment optimiser son quotidien. Voici quelques éléments à suivre au fil des rétrospectives :

1. Vélocité : somme des points livrés durant les sprints, divisée par le nombre de sprints. Exemple : votre équipe a livré 63 points sur 3 sprints → 63 / 3 = 21 de vélocité. Idéalement, on souhaite voir une vélocité augmenter dans le temps, signe de progrès dans les processus et les outils. 💡 Mon conseil : ne tombez pas dans une course à la livraison où l’on surestime artificiellement les cartes pour satisfaire le management. L’objectif reste une progression saine et soutenable.

2. Temps de résolution : temps écoulé entre le début d’une tâche et sa livraison. Plus l’équipe gagne en maturité et en confiance, plus ce délai se réduit — sans oublier le temps pour récolter du feedback utilisateur. 💡 Mon conseil : à plus grande échelle, un atelier sur les flux de valeur peut compléter la rétrospective.

3. Travail en cours (WIP) : nombre de tâches en simultané. Limiter le WIP permet d’éviter les goulets d’étranglement et d’améliorer la fluidité. Si votre équipe peine à finaliser ses tâches, c’est un indicateur à suivre.

3. Les éléments d’action créés puis traités

Les éléments d’action sont de bons indicateurs à suivre pour les équipes agiles, incluant les Scrum Masters.

“L'équipe Scrum identifie durant la rétrospective les changements les plus utiles pour améliorer son efficacité. Les améliorations les plus impactantes sont traitées dès que possible. Elles peuvent même être ajoutées au Sprint Backlog pour le Sprint suivant.”

- Guide Scrum, version 2020

Ils sont une pièce maîtresse dans l’approche d’amélioration continue. Si l’équipe ne soulève jamais d’éléments d’action, alors il pourrait y avoir un enjeu dans la qualité de discussion, ou dans la capacité de l’équipe à vouloir s’améliorer. 

💡Mon conseil : à l’inverse, je ne recommande pas aux équipes de surestimer leur capacité en souhaitant incorporer trop d’éléments d’action à la fois, de peur d’être découragées. Si votre équipe est capable de prendre régulièrement des éléments dans son backlog, puis les traiter, alors vos rétrospectives seront efficaces.

Maintenant que nous avons eu un aperçu des mesures chiffrées, nous allons nous attaquer aux mesures plus subtiles à percevoir, les mesures qualitatives.

Les mesures qualitatives

1. La participation des membres lors des rétrospectives

Dans un précédent article, j’évoquais les symptômes et anti-patrons qui pouvaient encourager les équipes à rester silencieuses en rétrospective. La participation est un indicateur clé pour une rétrospective réussie car elle prouve deux points: l’équipe a la sécurité psychologique suffisante pour s’exprimer, et elle souhaite progresser.

Pour la mesurer, vous pouvez observer le nombre d’éléments partagés par les membres, et les discussions qui s’enclenchent par la suite. Sans tomber dans l’excès de compter les post-its à la fin de la rétro.

Plus ces derniers sont ouverts, plus l’équipe arrivera à identifier les pistes d’amélioration qui faciliteront son quotidien telles que mentionnées dans la partie ‘’éléments d’action’’ des mesures quantitatives.

💡Mon conseil : La participation se fait également par l’écoute et l’observation, alors je vous invite à limiter les distractions par respect pour vos collègues. Vous pouvez par exemple rappeler d’ouvrir les caméras si vous êtes à distance ou laisser les ordinateurs fermés si vous êtes en présentiel.

2. La cohésion et la collaboration

Mesurer la collaboration des membres d’une équipe agile est essentiel pour optimiser la performance collective et atteindre les objectifs communs. Une bonne collaboration favorise une communication fluide, réduit les silos et accélère la prise de décisions face aux obstacles qui se dressent sur son chemin.

D’expérience, c’est l’élément le plus complexe à mesurer car il englobe tout un ensemble de facteurs et non pas d’un critère unique. 

💡Mon conseil : Pour vous aider dans cette optique, je vous suggère de regarder du côté du radar d’équipe de Neatro car il vous permettra de mieux jauger ces éléments intangibles, voire les transformer en éléments de mesure quantifiables. Le tout, dans une rétrospective dédiée.

3. Le feedback obtenu en 1:1

Les managers sont souvent à la recherche de résultats tangibles pour s’assurer que leurs équipes progressent. N’étant généralement pas invités aux rétrospectives, les managers peuvent se sentir loin de la réalité de leur équipe. Car c’est bien dans ces dernières que les vrais échanges ont lieu.

Alors récolter le feedback durant vos 1:1 avec vos membres d’équipe peut être une approche positive, sans être intrusive. Voici quelques suggestions :

• Comment trouves-tu la dynamique lors de vos rétrospectives?

• Penses-tu que tu as la place d’exprimer tes points et idées durant les rétrospectives?

Comme je l’évoquais dans la partie des mesures quantitatives, les Scrum Masters peuvent également solliciter le feedback des membres d’équipe afin d’amener plus de matière derrière un vote sur le ROTI par exemple. Lorsque ces derniers sont très bas ou très élevés, il pourrait être intéressant de demander plus de détails afin d’ajuster ou d'amplifier la direction.

Tableau récapitulatif

Nous venons de parcourir plusieurs indicateurs très utiles dans la mesure du retour sur investissement des rétrospectives. Voici un tableau récapitulatif qui vous permet de repérer lesquels sont généralement plus efficaces auprès des membres d’équipe, des Scrum Masters et des gestionnaires.

✅ Le résultat de la métrique impacte directement le travail de la personne

☑️La personne peut observer les résultats de la métrique à titre informatif

Neatro aide les équipes à mesurer le ROI de leurs rétrospectives

Comme nous l’avons vu dans cet article, une rétrospective va bien plus loin qu’une simple rencontre de fin de sprint. Elle impacte directement l’ensemble des membres d’une équipe, incluant les managers. Suivre les différentes mesures vous permettra d’avoir un portrait de la santé de votre équipe, notamment dans sa quête d’amélioration continue.

En parlant de rétrospective performante ! Cela fait désormais plusieurs années que Neatro me facilite la vie grâce à sa capacité à capturer le feedback en fin de mes rétrospectives via son ROTI intégré.

Si vous voulez en apprendre davantage, n’hésitez pas à jeter un œil à l’expérience de rétrospective Neatro. Lancez une démo de présentation Neatro ici. 

Et si vous préférez passer immédiatement à l'action, commencez à utiliser Neatro gratuitement ici.