Mes rétrospectives dépassent souvent le temps imparti, que faire ?
Les rétrospectives sont essentielles pour les équipes qui ont à cœur de s'améliorer continuellement. Mais cela ne signifie pas pour autant que toutes les rétrospectives sont parfaites. Loin de là.
En effet, les rétrospectives peuvent parfois s’éterniser, et ce pour une multitude de causes potentielles : un facilitateur inexpérimenté aux commandes, une équipe avec un tas d’opinions tranchées à partager, ou encore des sujets sérieux qui nécessitent une discussion approfondie. Pas facile de garder une bonne gestion du temps dans ces conditions.
Dans la plupart des cas, le facilitateur demandera si l’équipe peut rester un peu plus longtemps, ce qui permettra de clôturer la rétro correctement… mais plus tardivement. Dans d’autres cas, le facilitateur sera obligé d'abréger les conversations et de compromettre ainsi le résultat de la rétrospective.
Une bonne gestion du temps est cruciale pour tout bon facilitateur de rétrospective. Voyons ensemble comment éviter de tomber dans le piège des rétrospectives qui traînent (beaucoup) trop en longueur.
Dans ce guide, vous découvrirez :
Pourquoi vos rétrospectives durent-elles trop longtemps ?
Même les meilleurs facilitateurs peuvent occasionnellement voir leur rétrospective dépasser l’horaire imparti. Voici pourquoi cela peut arriver.
Les conversations hors sujet
Une bonne activité brise-glace peut permettre d’éveiller l'intérêt des participants. Mais attention à ne pas tomber dans des discussions trop en dehors du cadre de la rétrospective. Avoir trop de conversations hors sujet reviendrait à faire dérailler votre rétrospective et vous faire perdre un temps précieux. Si vous sentez que la situation vous échappe, que ce soit en activité brise-glace ou plus tard dans la rétro, il sera donc important de ramener gentiment l’équipe au sujet principal pour que la rétro revienne sur la bonne voie.
Peu ou pas de priorisation des sujets
Si vous discutez en détail de chaque idée relevée lors de votre phase de brainstorming, il est presque certain que vous manquerez de temps pour boucler la rétro. C'est pourquoi une bonne structure de rétrospective doit toujours compter une phase de priorisation (généralement sous forme de vote). Cela permet à chacun de décider sur quoi passer plus de temps en équipe.
Des débats trop longs
Si un débat intervient au cours de la réunion, c’est probablement que le sujet en question est particulièrement important. Mais il faut rester vigilant afin que cette conversation ne détourne pas l'équipe de l'objectif de votre rétrospective : mettre en évidence les succès et résoudre les problèmes à travers des actions concrètes.
Une participation inégale
Certains participants peuvent naturellement avoir une voix plus dominante que d'autres. Ces derniers ont peut-être des opinions bien arrêtées ou sont simplement plus à l'aise pour parler en public. Bien qu'une participation inégale ne soit pas un problème en soi (tout le monde n’a pas toujours quelque chose à partager), elle peut avoir pour conséquence de rallonger la rétrospective car vous devrez sans cesse interrompre certains participants pour donner à d'autres la possibilité de s'exprimer.
Les rétrospectives qui s’éternisent créent de sérieux problèmes
Lorsque vos rétrospectives dépassent le temps imparti, il est tentant de demander aux participants s'ils peuvent rester un peu plus longtemps et d'essayer de conclure les conversations en cours.
Mais dépasser le temps alloué n'est pas seulement une contrainte pour l'agenda des membres de l’équipe. Cela peut aussi avoir un impact significatif sur la qualité de vos rétrospectives.
Baisse d'engagement
Avez-vous déjà participé à une réunion qui s’éternise ? (question rhétorique, on le sait)
Vous vous sentiez probablement impliqué·e au début de la réunion. Mais vers la fin, vous pensiez probablement à votre repas, à votre prochain café ou à partir prendre une marche… n’est-ce pas ?
Gardez bien en tête que pour certains participants, votre rétrospective n'est qu'une réunion de plus. Alors plus elle se prolongera, plus ces participants voudront qu’elle se termine. De fait, tout exercice en fin de rétrospective ne bénéficiera donc pas de la même attention que les exercices précédents.
Moins d’échanges de qualité
La matière grise est une ressource limitée. Et l'attention de vos participants aussi. Une rétrospective réussie nécessitera les deux de la part de toute l’équipe. Pour y arriver, nous avons donc besoin d'une réflexion profonde et d'une participation active aux débats et discussions.
Moins de participants
Lorsque vos rétrospectives dépassent régulièrement l'heure prévue, vous risquez de perdre des participants. Eh oui, c’est aussi simple que cela.
Dans son excellent livre Retrospectives Antipatterns, Aino Vonge Corry, une experte dans la facilitation de rétros, explique l'impact que le dépassement horaire systématique peut avoir sur la participation :
"Si les rétrospectives sont autorisées à dépasser le temps imparti, il devient de plus en plus difficile de convaincre les gens d'y consacrer du temps, car ils craindront qu'une rétrospective d’une heure signifie en réalité une rétrospective de deux heures."
- Aino Vonge Corry, Retrospectives Antipatterns
On peut observer deux raisons principales à cela :
Les conflits de calendrier : Certains participants ont déjà des calendriers surchargés, et ils se joignent à une rétrospective en s'attendant à ce qu'elle se termine à une heure précise. Si votre rétrospective se prolonge, ils peuvent être contraints de partir avant la fin pour assister à leur prochaine réunion.
Invitations refusées : Si l'on sait que vos rétrospectives ont tendance à durer 15, 30 ou même 60 minutes de plus, les participants peuvent commencer à décliner l’invitation pour des raisons évidentes de calendrier.
Avec moins de participants, vous obtiendrez moins d'informations, moins de points de vue et moins de résultats à chaque rétrospective.
Un travail de suivi plus important
Si la rétrospective déborde en termes de temps, il peut paraître tentant de la clôturer correctement coûte que coûte. Prenons un exemple concret. Vous faites une rétro sous le modèle What Went Well. La séquence "Qu'est-ce qui n'a pas bien marché ?" vous prend plus de temps que vous ne l'aviez prévu, et vous êtes désormais à court de temps. Deux possibilités s'offrent alors à vous. Vous pouvez :
- demander à tout le monde de rester un peu plus longtemps afin de clôturer la réunion du mieux possible,
- ou bien décider de poursuivre la rétrospective de manière asynchrone (c'est-à-dire que tout le monde a des devoirs).
⚠️ Toutefois, ne vous faites pas d’illusion. Il est déjà difficile pour certains participants d'intégrer une rétrospective dans leur agenda. Les amener à poursuivre la rétrospective après l’heure serait un défi à part entière. L'organisation d'une rétrospective est déjà assez complexe sans cette charge supplémentaire, c’est pourquoi il vaut mieux garder une rétrospective dans les temps impartis plutôt que d’espérer la terminer de façon asynchrone plus tard.
Moins de rétrospectives
En fin de compte, tous les problèmes causés par des rétrospectives trop longues peuvent conduire à un problème de taille : moins de rétrospectives à l’avenir. Ou, autrement dit, la fin de vos rétrospectives d’équipe.
Pour bien comprendre un tel scénario, reprenons l’histoire depuis le début.
Vos rétrospectives traînent trop en longueur. Donc, elles ont tendance à apporter des résultats, disons, discutables. Si chaque rétrospective apporte moins de résultats, compte moins de participants et représente plus de travail pour toutes les personnes impliquées (si vous décidez de les terminer de façon asynchrone), alors vos rétrospectives finiront par être délaissées. Avec une telle image négative, il ne faudra pas attendre bien longtemps avant que quelqu’un en haut de la hiérarchie se demande si les rétrospectives sont vraiment utiles. Avant de les proscrire, tout simplement.
En organisant une rétrospective efficace qui respecte le temps imparti, vous tirerez le meilleur de ces rencontres et vos équipes s'amélioreront plus rapidement.
5 astuces pour garder vos rétrospectives dans les délais
Nous avons bien vu qu’il existe bon nombre d’obstacles pouvant faire dérailler une rétrospective. Ceci étant, un bon facilitateur sait préparer le terrain en amont pour s’assurer que la rétrospective se déroule dans des conditions idéales.
Voici quelques idées qui vous aideront à bien gérer votre temps dans vos rétros.
Prévoyez des sections chronométrées
Parfois, les rétrospectives s'éternisent parce qu'elles n'ont pas été correctement planifiées. Cela arrive généralement aux facilitateurs novices - on pense notamment à un membre d’équipe étant missionné de faciliter sa première rétrospective.
Être prévoyant fait partie du rôle de facilitateur, comme l'explique Aino Vonge Corry :
"Pour chaque rétrospective, vous devez, en tant que facilitateur, avoir un agenda. C’est le plan qui prévoit la façon de dépenser le temps imparti”.
- Aino Vonge Corry, Retrospectives Antipatterns
Avoir un plan qui délimite clairement la durée de chaque étape de votre rétrospective vous permet de repérer tout risque de dépasser le temps imparti.
Voici un exemple d’agenda pour une rétrospective de 60 minutes :
Introduction et brise-glace : 5 minutes
Brainstorming et rédaction de commentaires : 10 minutes
Révéler et parcourir les commentaires, puis regrouper les commentaires similaires : 10 minutes
Prioriser les sujets de discussion les plus importants : 5 minutes
Bâtir le plan d’action : 25 minutes
Conclusion et ROTI : 5 minutes
💡Vous avez besoin d'un guide complet sur le time-boxing d'une rétrospective? Consultez ce guide.
Adaptez-vous lorsque nécessaire
Une citation célèbre dit qu'aucun plan ne survit au premier contact avec l'ennemi. Bien que ni vos collègues ni le temps lui-même ne soient l'ennemi, c'est un bon moyen de se rappeler que vous pourriez avoir besoin d'adapter votre plan en cours de rétro.
Là encore, Aino Vonge Corry donne de bons conseils :
"Vous devez toujours avoir un plan de secours (que vous ne montrerez jamais à l'équipe), soit écrit en complément du plan officiel de votre rétrospective dans un carnet de notes, soit dans votre tête… si vous êtes expérimenté·e".
Certaines discussions peuvent prendre beaucoup plus de temps que prévu, ce qui signifie que vous devrez couper autre part. Il se peut aussi que certaines questions ne débouchent sur rien, ce qui vous obligera à changer d’orientation.
Prévoyez des rétrospectives plus longues
Pour éviter que vos rétrospectives ne débordent, rallonger proactivement votre prochaine rétro pourrait être une solution. Il se peut que vous rencontriez une certaine résistance de la part des participants (et possiblement des managers), mais c’est peut être la meilleure approche.
Organisez certaines parties de votre rétrospective de manière asynchrone
Si vous manquez vraiment de temps, essayez d’orchestrer certaines parties de votre rétrospective avant que la rétrospective ne commence (c'est-à-dire de manière asynchrone). Demandez par exemple aux participants de réfléchir à leurs idées en amont de la rétro, puis à les publier dans un tableau consacré à votre rétro.
Utilisez un outil de rétrospective dédié
La plupart des rétrospectives se déroulent à l'aide d'un tableau blanc, qu'il soit physique ou numérique. Bien qu’il se distingue par sa simplicité, recourir à un tableau blanc n’est cependant pas toujours le meilleur choix.
Un outil de rétrospective dédié, comme Neatro, ne se contente pas de centraliser vos idées comme le ferait un simple tableau. Au contraire, un tel outil permet à toute l’équipe d’échanger, de commenter et de voter sur ces idées tout en favorisant la création d’actions concrètes. Il vous permet également de générer des rapports afin de mesurer l’impact de vos rétrospectives.
La valeur apportée par un outil de rétrospective dédié est remarquable, que vous en soyez à votre première, 12e ou 100e rétrospective.
Mais alors… par où commencer ?
Tout d'abord, nous vous recommandons de tester un outil gratuit comme Neatro pour votre prochaine rétrospective. Choisissez un modèle que vous avez déjà utilisé afin de voir clairement la différence, celle qui se joue sur l’expérience en elle-même. Ensuite, expérimentez d'autres modèles selon vos besoins. Très vite, vous constaterez que toutes vos rétrospectives gagneront en productivité… et qu’elles finiront dans les temps ! ;)
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