Comment faire une rétrospective asynchrone ?
Le développement du travail à distance a changé la réalité des équipes. Les gens ont désormais la liberté de choisir où et quand ils travaillent : différentes villes, différentes régions voire même différents pays.
Votre équipe peut donc se retrouver avec des personnes réparties sur plusieurs fuseaux horaires, de quoi créer des casse-têtes quand on veut organiser une réunion.
La présence de toute l’équipe étant importante lors de chaque rétrospective de Sprint, comment gérer leur organisation quand on a une équipe distribuée ?
Faut-il toujours les faire en direct ? Ou y a-t-il des façons plus adaptées ?
Si votre équipe est distribuée sur plusieurs fuseaux horaires, ou si vous n’avez pas la possibilité d’organiser des réunions de rétrospective, les rétros asynchrones sont faites pour vous.
Grâce à cet article, vous serez capable d’organiser une rétrospective asynchrone efficace. Ce qui aidera votre équipe à s’améliorer en continu.
Qu’est ce qu’une rétrospective asynchrone ?
La communication synchrone (ou tout simplement, en direct) est à la base de nos habitudes de travail. On échange en réunion, en se parlant, ou en s’écrivant. Les réponses sont instantanées.
En communication asynchrone, on ne s’attend pas à recevoir une réponse immédiatement. On envoie un email, on partage une vidéo ou on poste un message dans un channel Slack. Cela permet aux membres de l’équipe d’échanger et de consommer l’information au moment qui les arrange le plus.
Une rétrospective asynchrone (donc, en différé) permet donc aux membres de l’équipe de participer quand ils le souhaitent.
Concrètement, comment ça marche ?
Par exemple, au lieu de la limiter à 10 minutes au début de la rétrospective, la phase de collecte des idées peut se faire pendant tout le Sprint et les membres de l’équipe peuvent écrire des commentaires n’importe quand.
Puis l’équipe commence la rétrospective en présentant les idées et en regroupant celles qui sont similaires. Ensuite l’équipe votera sur les idées les plus importantes et pourra monter un plan d’action.
Comment préparer une rétrospective asynchrone ?
La première étape consiste à décider en équipe des phases qui vont être asynchrones. Dans l’exemple précédent, je parlais de la phase de réflexion et de partage d’idées, mais cela fonctionne aussi avec la phase de regroupement des commentaires, l’étape de vote ou même la phase de conception du plan d’action.
Les étapes de réflexion personnelle comme la phase de collecte des idées ou de vote se prêtent très bien à l’asynchronisme (retenez bien ce mot pour vos prochaines parties de Scrabble). Pendant ces phases, vous voulez éviter la pensée de groupe et favoriser la sécurité psychologique. Pouvoir réfléchir et contribuer seul au moment opportun est une bonne façon d’accomplir cela.
Cependant des phases comme le regroupement ou le plan d’action sont plus propices à une discussion en direct. Leur valeur repose sur les échanges et les interactions entre les membres de l’équipe.
Pour ces phases, je vous recommande donc d’ouvrir un espace de discussion comme un thread Slack ou Microsoft Teams afin que l’équipe puisse communiquer directement sur ce qu’il se passe dans chaque étape.
Après avoir décidé des phases asynchrones, décidez en équipe de leur répartition pendant votre Sprint ou itération.
Chaque étape doit avoir une durée déterminée, au bout de cette durée vous pourrez faire avancer la rétrospective à l’étape suivante.
Créez ensuite des événements correspondant à ces phases dans le calendrier de l’équipe ou postez l’agenda de votre rétrospective dans votre outil de communication.
Comment animer une rétrospective asynchrone ?
Pour la communication, conservez les habitudes de l’équipe, que ce soit Slack, Microsoft Teams ou tout autre logiciel.
Pour la rétrospective, un outil de rétrospective en ligne est indispensable. Dans cet article, nous allons utiliser Neatro car il présente plusieurs avantages:
Plus de 20 modèles de rétrospective en ligne
Toutes compatibles avec le fonctionnement asynchrone
Pas d’effet de groupe, les gens ne peuvent pas s’influencer
Possibilité de participer de façon anonyme
Choisir un modèle de rétrospective
Pour le choix du modèle de rétro, je vous conseille de rester simple.
Vos premières rétrospectives asynchrones seront sans doute déstabilisantes pour votre équipe. Le modèle de rétrospective doit donc être facile à comprendre.
Pour la première, je vous recommande le modèle du Keep Drop Start.
🤙 Keep, les choses que l’équipe doit conserver
Cette colonne est une bonne opportunité pour donner de la reconnaissance à ses collègues. On y retrouvera les bons coups, les bonnes idées ou encore les succès.
🔴 Drop, les choses que l’équipe devrait arrêter
Cette colonne sert à mettre en avant les problèmes rencontrés lors du dernier Sprint. On y rencontrera des pratiques ou des processus qui ont freiné l’équipe dans sa livraison de valeur.
🟢 Start, les choses que l’équipe devrait commencer.
Cette colonne sera généralement utilisée pour parler de nouvelles idées, de choses à essayer ou de technologies à tester.
Inviter l’équipe à participer
Avant de lancer la rétrospective, il faut d’abord inviter votre équipe. Après avoir lancé votre rétrospective, partagez un lien aux membres de votre équipe afin qu’ils puissent vous rejoindre.
Collecter les commentaires
Votre équipe a désormais accès à la première étape de la rétrospective : la phase de réflexion et de collecte des idées.
Pendant la durée déterminée lors de la préparation, l’équipe va pouvoir poster ses idées dans les différentes colonnes de la rétrospective.
Neatro fait en sorte que les commentaires des autres ne soient pas visibles à ce moment pour éviter l’effet de pensée de groupe.
Il est aussi très utile d’avoir un bouton pour signaler que l’on a terminé d’écrire ses idées. Cela permet de gagner du temps en évitant de rester bloqué sur une phase alors que tout le monde a terminé.
Si tout le monde a terminé (ou que le temps est écoulé), en tant que facilitateur-trice, faites avancer la rétrospective à la prochaine étape.
Regrouper les idées
Votre équipe a partagé ses idées, il est temps de mettre de l’ordre dans tout ça. La phase de regroupement a pour but de rendre la rétro plus claire.
Regroupez ensemble les idées similaires ou les doublons. Votre rétrospective doit comporter le moins d'éléments possible tout en mettant en avant autant d’idées.
Neatro vous permet aussi d’associer des thématiques à chaque idée ou groupe d’idées.
Prioriser en votant
La rétrospective est désormais prête pour la phase de vote. Les membres de votre équipe vont voter sur les idées qu’ils jugent comme des priorités.
La technique utilisée ici est celle du dot-voting. Chaque membre de l’équipe va avoir un nombre de votes défini et va pouvoir les utiliser sur différentes idées. Les votes des autres membres ne doivent pas être visibles. Cela permettra aux gens de ne pas s’influencer.
Neatro vous permet de voir l’avancement du vote en temps réel. Si toute votre équipe a voté avant la fin de la période impartie, vous pourrez gagner du temps et passer à l’étape suivante.
Monter un plan d’action
Les idées les plus importantes ont été votées. Triez-les par nombre de votes et commencez les discussions en partant de la première. Ces discussions peuvent avoir lieu sur un outil de communication comme Slack ou Microsoft Teams.
Vous avez le reste du temps imparti pour créer un plan d’action sur chaque idée. Je vous conseille de limiter le nombre d’idées à traiter (ex : celles qui ont plus de 5 votes ou les X premières) pour laisser à l’équipe le temps de pousser sa réflexion.
Utilisez un framework comme celui des objectifs SMART pour vous assurer de l’efficacité des initiatives.
Une fois le plan d’action construit, vous pouvez clôturer la rétrospective.
Obtenir du feedback avec le ROTI
En tant que facilitateur de rétrospective, j’aime avoir du feedback sur l’expérience de l’équipe. J’utilise donc souvent la technique du ROTI. (Retour sur temps investi)
Chaque membre de l’équipe va noter la rétrospective de 1 à 5 en fonction de la valeur qu’elle lui a apportée.
Neatro permet également de laisser un commentaire pour donner plus de contexte à sa note.
Mes trois conseils pour une rétro asynchrone réussie
Choisissez le bon outil de rétrospective
Celui qui vous fera oublier la partie logistique et vous permettra de vous concentrer sur le plus important : les gens.
Expérimentez en équipe
Communiquez avec votre équipe sur l’organisation et la planification de la rétro. Récoltez leur feedback avec le ROTI et améliorez vos rétrospectives asynchrones avec le temps.
Suivez vos plans d’action
Exportez vos plans d’action dans des outils de gestion de projet comme Jira ou Asana. Utilisez un outil de rétrospective qui vous rappelle les plans d’action en cours comme Neatro.
Le but de toute rétrospective est de donner à votre équipe un espace de sécurité psychologique où elle pourra collaborer afin de s’améliorer en continu.
Et avec les rétrospectives asynchrones, vous pouvez désormais le faire avec une équipe distribuée partout dans le monde.