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Mesurez l’efficacité de vos rétrospectives avec le ROTI Agile

ROTI: Retour sur le temps investi

À la fin d'une rétrospective Agile, d'un atelier ou d'une réunion, il vous est peut-être déjà arrivé de participer à un ROTI.

Cette technique a pour but de mesurer le niveau d'efficacité de la rencontre à travers le prisme du temps investi par chacun des participants.

Intuitif et ludique, le ROTI est un formidable outil qui vous aidera à récolter des ressentis et des commentaires pour améliorer la facilitation de vos rencontres.

Dans cet article, nous allons vous livrer nos meilleurs conseils pour bien construire vos ROTI et analyser efficacement les retours de vos collègues.

Un ROTI ? Mais pourquoi faire ?

Cette technique tire son nom de l'acronyme anglais Return On Time Invested (ou retour sur le temps investi).

Pour bien comprendre la raison d’être du ROTI, appuyons-nous sur ce fameux dicton :

« Le temps, c'est de l'argent »

- Benjamin Franklin

Que l’on soit en accord avec la philosophie proposée par cet illustre personnage ou non, il n’en demeure pas moins que chacun veut optimiser le mieux possible son temps investi. Les rencontres d’équipe ne dérogent pas à la règle.

Évaluer le ROTI d’une réunion, c’est mesurer l’efficacité et la valeur de celle-ci depuis la perspective des membres de l’équipe. En offrant la chance de s’exprimer à chacun, vous mettez réellement la voix du groupe au service de l’amélioration continue de votre équipe.

Nous pouvons observer trois avantages majeurs à la conduite du ROTI :

  • Mesurer l’efficacité et la valeur apportée de la rencontre d’équipe à travers le prisme du temps investi

  • Renforcer le niveau de sécurité psychologique en donnant l’opportunité à chacun de s’exprimer

  • Suggérer des idées pour améliorer la qualité de la prochaine rencontre

Le problème avec le ROTI “classique”

Traditionnellement, le ROTI prend la forme d’un vote à main levée où chacun évalue sur une échelle de 1 à 5 le retour sur le temps investi. Le facilitateur ou la facilitatrice invite ensuite les participants à s’exprimer sur le score partagé, avec notamment un focus sur la plus basse note et la plus haute note.

Mais ça… c’est le format de ROTI que l’on n’apprécie vraiment pas chez Neatro.

Pourquoi ? Deux éléments nous poussent à raisonner ainsi.

Premièrement, l’échelle de notation n’est souvent pas clairement définie. Un 3/5 peut avoir une définition différente chez deux collègues. Et si compréhension différente il y a, on ne peut décemment pas s’appuyer sur les résultats de l’exercice.

Deuxièmement, le vote à main levée et le partage de commentaires sans anonymat possible ne sont définitivement pas de bons outils pour créer un espace où chacun se sent libre de partager.

Supposons que vous entreteniez des relations fraîches avec votre supérieur hiérarchique (ça peut arriver). Admettons que votre boss vient de faciliter la réunion d’équipe, et que cette session a été une réelle perte de temps à vos yeux. Allez-vous vraiment avoir le courage de noter la rencontre 1/5 devant tout le monde, votre responsable y compris ? Comment allez-vous justifier ce score sans trembler à l’idée des éventuelles répercussions à venir ?

Bien sûr, on peut penser que cet exemple est quelque peu extrême. Mais cela reste tout à fait plausible.

Dans son ouvrage intitulé Retrospectives Antipatterns, Aino Vonge Corry décrit ce phénomène comme “Le Vote Politique”. Lorsque l’équipe évolue dans un cadre de travail peu sécuritaire, les membres de l’équipe vont avoir tendance à retenir leurs opinions et à se faire influencer par le reste du groupe.

Une structure de ROTI efficace et sécuritaire

Nous avons donc vu que deux éléments structurent un ROTI : l’attribution d’un score et le partage de commentaires.

1/ L’attribution d’un score

Tout d’abord, assurez-vous que le vote demeure anonyme; le niveau de sécurité psychologique du groupe s’en verra renforcé. Nous verrons plus tard qu’un outil comme Neatro vous offre cette garantie.

Prenons ici un exemple de ROTI qui aidera vos collègues à évaluer la rencontre en se basant sur une notation sans ambiguïté. Bien que ce modèle soit adapté à une rétrospective d’équipe, sentez-vous libre de vous en inspirer et de le reprendre pour n’importe quel type de réunion d’équipe.

1/5 - Rétro inutile

J’ai le sentiment d’avoir complètement perdu mon temps.

La réunion n’a pas été productive du tout.

2/5 - Rétro sans grande valeur

J’estime avoir perdu une bonne partie de mon temps.

On peut largement mieux faire.

3/5 - Rétro correcte

Je n’ai pas perdu mon temps.

La rétrospective a été productive, mais sans plus.

4/5 - Bonne rétro

Je suis satisfait.e d’avoir investi mon temps dans cette rétro.

La réunion a été productive.

5/5 - Excellente rétro

Chaque minute passée m’a été très utile.

Je ressors de cette rétrospective particulièrement grandi.e.

2/ Le partage de commentaire

Nous vous recommandons ici aussi de rendre les commentaires anonymes, mais ce n’est pas tout ! Si vous en avez la possibilité, il est encore meilleur de pouvoir lier un score à un commentaire tout en sauvegardant l’anonymat de l’auteur. Des outils comme Neatro vous rendent ceci possible.

Si vous organisez une réunion en présentiel, la tâche peut être un peu plus délicate ici. Nous vous suggérons alors d’utiliser un outil qui respecte l’anonymat dans le ROTI.

Découvrir les résultats du ROTI

Une fois que les membres de l’équipe ont complété leur ROTI, il est temps de prendre connaissance des résultats. Nous vous partageons ci-dessous quelques conseils pour bien aborder la facilitation de cet exercice.

En tant que facilitateur.trice, vous pouvez commencer par annoncer le score moyen du ROTI et décrire la distribution des notes (combien ont voté 1, combien ont voté 2, etc).

Si la réunion se fait en petit comité, et suivant le type de rencontre, vous pouvez inviter les participants à réagir sur le score général. Peut-être voudrez-vous aussi faire le lien avec le ROTI de la rencontre précédente (si la réunion est un événement régulier comme une rétrospective de Sprint par exemple).

Vient ensuite la découverte des commentaires anonymes. Un moyen intuitif de parcourir les commentaires est de diviser les remarques constructives de celles qui expriment une certaine satisfaction.

En faisant de même, vous débutez par les suggestions d’amélioration pour terminer sur les points positifs de la rencontre énoncés par les participants.

Le partage des commentaires, peu importe leur contenu, contribue à amener plus de transparence et de collaboration au sein du groupe. Chaque participant peut apprendre de ces commentaires et en tenir compte pour les prochaines rencontres à venir.

Qui sait, certains commentaires aideront peut-être la personne qui endossera le rôle de facilitateur de la prochaine rencontre à mieux aborder tel ou tel aspect de la réunion ?

Comment interpréter les résultats du ROTI ?

Gardez en mémoire que le ROTI est un moyen pour l’équipe de s’exprimer et de partager ses impressions sur l’efficacité et la valeur produites par la rencontre. On ne peut en aucun cas dissocier le concept d’amélioration continue de l’exercice du ROTI.

Pour faire simple, assurez-vous d’adopter une attitude d’ouverture et d’écoute. Après tout, vous jouez le rôle de facilitateur de la réunion et vous cherchez à connaître ce qui a bien fonctionné et ce que vous pourriez améliorer pour la prochaine session.

Bien entendu, deux scénarios potentiels se dessinent. Soit vous observez à travers le ROTI un retour sur investissement positif… ou négatif.

Le ROTI présente un résultat négatif. Que faire ?

Par retour sur investissement négatif, on désigne ici un score inférieur à la moyenne (soit en dessous de 3/5). 

La tendance qui se dégage ici semble indiquer que les participants n’ont pas perçu suffisamment de valeur dans la rencontre et que leur temps n’a pas bien été investi.

Ne soyez pas fataliste, il arrive à tout le monde de faciliter ou de participer à des rencontres qui nous paraissent insuffisamment productives. De la même façon, sachez séparer l’évaluation de la rencontre de l’évaluation de vos compétences en tant que facilitateur.trice.

Après avoir étudié le score et les commentaires, il est fort probable que vous déceliez ce qui n’a pas fonctionné très concrètement.

Est-ce que les attentes de la rencontre étaient bien établies ?

Est-ce que les individus ont bien compris le rôle qu’ils jouent dans le projet, et ainsi dans la rencontre qui vient de se terminer ?

Est-ce que chacun a pu s’exprimer sur le plan et les prochaines étapes ?

Est-ce qu’il était nécessaire de mobiliser cette équipe pendant 1 ou 2 heures pour faire le point sur le projet ?

Découvrir, analyser et comprendre le feedback de l’équipe est une partie cruciale de l’exercice.

Afin de pleinement tirer les leçons de cette expérience et d’améliorer la qualité de la prochaine rencontre, nous vous recommandons d’établir au minimum un ou deux éléments d’action sur lesquels vous pouvez vous engager d’ici la prochaine rencontre.

👉 Pro tip : pensez à utiliser la méthodologie SMART pour bâtir vos objectifs.

Le ROTI présente un résultat positif. Que faire ?

Par résultat positif, on désigne ici toute moyenne de ROTI supérieure ou égale à 3/5. Par souci de concision, nous ne ferons pas de différence ici entre un résultat positif et un résultat très positif, tout simplement car le constat final demeure le même.

En effet, vous pouvez penser de prime abord que si résultat positif il y a, alors il n’est pas nécessaire de réfléchir à des moyens d’améliorer nos rencontres à venir.

Quelle erreur ! À quoi bon lancer un ROTI si vous ne vous engagez pas à identifier continuellement des pistes d’amélioration ? 🙃

L’anonymat dans les commentaires a pu permettre à vos collègues d’exprimer plus librement des suggestions d’amélioration. Prenez-en note et construisez un plan d’action constitué d’un ou deux éléments d’action en vue de renforcer la qualité de votre prochaine prestation en tant que facilitateur.trice.

Alternativement, vous pouvez tirer les leçons de cette rétrospective positive en extrayant les raisons et causes qui ont provoqué son succès. Créez par exemple un recueil de ces observations positives pour en façonner un guide des bonnes pratiques en rétrospectives.

Comme son nom l’indique, l’amélioration continue est un processus qui s’inscrit dans toutes les situations. Dans le positif comme dans le négatif, il y a toujours de la place pour l’amélioration.

Tirez le meilleur de vos rétrospectives grâce au ROTI Neatro

Chez Neatro, nous sommes animés par une mission forte : aider les équipes modernes à s’améliorer en continu. Nous proposons des outils qui offrent un espace de conversation honnête, transparent et sécuritaire afin de débloquer le potentiel de chaque équipe.

La rétrospective Agile représente à nos yeux un exercice sain qui soutient l’équipe dans sa quête de performance et de bien-être. Si vous n’êtes pas encore un.e initié.e des rétrospectives, ne manquez pas notre guide d’introduction à la Rétrospective Agile.

Comme nous l’avons vu, une pratique réussie du ROTI nécessite de laisser chacun s’exprimer sans se laisser influencer par le reste du groupe, ainsi qu’un respect strict de l’anonymat.

Grâce à Neatro, vous bénéficiez d’une expérience de rétrospective qui respecte à la lettre ces principes pour offrir à votre équipe un niveau de sécurité psychologique adéquat.

Mais alors, à quoi ressemble concrètement un ROTI dans l’expérience Neatro ?

Chaque participant de la rétrospective est tout d’abord invité à évaluer la rencontre.

Pour ce faire, nous avons préparé un barème clair qui permet à chacun de comprendre sans effort comment évaluer le retour sur investissement de la rencontre.

Bien sûr, le vote restera anonyme en tout temps, même une fois dévoilé.

Immédiatement après avoir donné une note, chaque participant aura l’occasion de partager des commentaires, suggestions d’amélioration ou remarques générales sur la session. De façon anonyme une fois encore.

Notez que la personne ayant facilité la rencontre a la possibilité de s’abstenir de voter.

Par souci de transparence, les résultats du ROTI (scores et commentaires) sont partagés à l’ensemble de l’équipe. À travers une interface simple et ludique, vous observerez en un coup d’oeil les tendances qui se dégagent de ce ROTI.

Plus vous compléterez de rétrospectives avec votre équipe, plus vous serez à même de mesurer le progrès effectué au fil des rencontres.

Si vous aussi, vous avez à cœur d’aider votre équipe à s’améliorer et à gagner en efficacité, n’hésitez pas à lancer une rétrospective Neatro. C’est gratuit et sans aucun engagement.

Nous vous souhaitons d’excellentes rétrospectives !

Découvrez les modèles de rétrospective de Neatro