7 applications pour adopter le travail à distance comme un pro

Par Julien Valente

Le travail à distance est en constante augmentation. Entre 2005 et 2017, le travail à distance a augmenté de 159%. En 2015, 3,9 millions de travailleurs américains travaillaient à distance. Aujourd'hui, ce nombre est de 4,7 millions, soit 3,4% de la population (source sur flexjobs.com).

Avec la montée du COVID-19, commencée en janvier 2020, nous avons vu de nombreuses entreprises passer à un environnement totalement délocalisé et essayer autant que possible de s'adapter à cette nouvelle façon de travailler.

Voici quelques outils utiles à adopter tout en travaillant à distance. Dans cette liste, vous trouverez une brève description de ce que sont ces outils, à quel problème ils s'attaquent, et quelques idées pour en faire un vrai atout s'ils sont correctement utilisés.

Outils de collaboration

1. Slack

Pas besoin d'introduire l'une des applications de messagerie instantanée les plus populaires pour vous aider à communiquer plus rapidement en un seul endroit. L'intégration est simple et rapide, vous pouvez configurer Slack en quelques minutes. Slack s'intègre aux outils que les équipes utilisent quotidiennement - de l'automatisation financière, en passant par le marketing, à la productivité et à la vidéoconférence. Vous pouvez créer des canaux publics et privés pour rassembler les personnes au bon endroit, et garder certaines conversations confidentielles. Il est également possible de passer des appels téléphoniques et vidéos pour mener vos réunions quotidiennes, vérification de planning, etc.

💡 Conseils pour utiliser Slack efficacement:

1. N'hésitez pas à mettre les chaînes en sourdine.

2. Définissez des directives pour les canaux que votre entreprise utilise pour publier des informations importantes.

3. Lorsque vous partagez des ressources, ajoutez toujours une brève description pour aider vos collègues à comprendre de quoi il s'agit et qui est concerné.

4. Désactivez les notifications lorsque vous devez vous concentrer sur votre travail.

5. Utilisez des emojis comme réactions pour vous débarrasser des discussions et des notifications sans fin.

Slack a un plan gratuit pour vous aider à le tester facilement. Cependant, la fonction d'appel vidéo de groupe est limitée au plan standard et plus.

2. Microsoft Teams

L'adoption de Microsoft Teams peut être plus facile si votre entreprise utilise déjà Microsoft Office 365. Microsoft Teams offre toutes les fonctionnalités les plus populaires qu'une application de messagerie instantanée peut fournir: hébergement audio, vidéo et conférences Web avec n'importe qui. Il existe des fonctionnalités clés telles que l'aide à la planification, la prise de notes de réunion, le partage d'écran, l'enregistrement de réunion et la messagerie instantanée.

La fonction Événement en direct permet d'atteindre facilement un large public avec des discussions vidéos et interactives sur le Web et applications mobiles pour un maximum de 10 000 participants.

3. Zoom

Zoom est l'une des applications les plus solides et évolutives pour vos réunions vidéos. Ils offrent un plan de démarrage gratuit où vous pouvez héberger des vidéoconférences jusqu'à 100 participants et 49 vidéos affichées à l'écran. Vous pouvez augmenter le nombre de participants jusqu'à 1 000 avec le plan d'entreprise. Un participant n'a pas besoin d'un compte Zoom pour rejoindre une réunion.

Ils offrent des fonctionnalités telles que le partage d'écran, l'enregistrement vidéo (sur le cloud ou localement). Plusieurs participants peuvent partager leurs écrans simultanément et co-annoter pour une réunion plus interactive.

💡 Conseils pour utiliser Zoom efficacement:

1. Tout comme les Scrum Masters dans les rétrospectives, il est utile d'avoir quelqu'un pour orchestrer votre réunion vidéo.

2. Utilisez la messagerie instantanée pour poser des questions sans interrompre les orateurs.

3. Désactivez votre microphone lorsque vous ne parlez pas.

4. Liez l'URL de réunion Zoom à vos invitations à des réunions.

4. Google Hangouts Meet

Hangouts Meet fait partie des applications disponibles dans le plan Google Suite. Google a simplifié la création de réunions et les invitations avec vos collègues, clients sans vous soucier s'ils ont le bon compte. Si vous utilisez Google Agenda pour planifier des événements, il est encore plus facile d'ajouter directement un lien à votre invitation à un appel vidéo. Tout comme Zoom, vous et chaque participant avez accès aux fonctionnalités de chat, aux commandes vidéo et microphone, et aux fonctions de partage d'écran. Si vous êtes préoccupé par la sécurité, tous les flux vidéos et audios de Meet sont cryptés.

Outils de gestion des produits

5. Jira

Il existe de nombreux outils de gestion des produits. Jira est l'un des plus célèbres, mais vous pouvez utiliser Asana, Monday, etc. Quel que soit l'outil que vous utilisez, il doit s'agir d'un outil de gestion pour garder votre équipe alignée et organisée. Jira propose des tableaux Scrum et Kanban, une fonctionnalité de feuille de route pour communiquer les plans avec les équipes et les parties prenantes. De plus, vous avez accès à plus d'une douzaine de rapports Agile mis à jour en temps réel.

💡 Conseils pour utiliser Jira efficacement:

1. Ajoutez toujours des descriptions aux tâches.

2. Reliez les problèmes aux Épiques et aux tableaux de Jira.

3. Utilisez la fonction Feuille de route pour planifier et visualiser les futures itérations.

4. Utilisez le tableau de votre équipe comme support pour les rencontres quotidiennes et les revues.

6. Trello

Grâce à sa simplicité, Trello a réussi sur le marché de la gestion des produits. Le plan gratuit vous donne accès aux fonctionnalités les plus puissantes, à des tableaux personnels illimités et à dix tableaux d'équipe. Si votre startup a besoin de partager sa progression applicative ou sa feuille de route, Trello est un bon outil pour générer des tableaux publics accessibles à tous vos clients.

Croissance d'équipe

7. Neatro

Neatro se situe entre les deux catégories précédentes: outils de collaboration et de gestion de produits. Il aide votre équipe à se développer à travers des rétrospectives, l'une des quatre cérémonies de base du modèle Scrum. Les rétrospectives contribuent à l'amélioration continue, qui est l'un des plus grands avantages de travailler dans un environnement Agile.

Que vous dirigiez des rétrospectives à distance ou en personne, Neatro propose des activités pré-construites qui correspondent au contexte de votre équipe. Créez des actions d'amélioration, et affectez des responsables en temps réel. Chaque fois que vous lancez une nouvelle rétrospective, Neatro vérifie s'il y a des éléments d'action d'amélioration incomplets, de sorte que votre équipe ne perdra jamais de vue ses tâches d'amélioration.

Bonus

Si vous êtes curieux au sujet du travail à distance en 2022, il y a un article intéressant sur l'état du travail à distance en 2022. Ce rapport est alimenté avec beaucoup de données sur les tendances, les avantages et les difficultés du travail à distance.

J'espère que cet article vous a aidé à choisir le bon outil pour votre équipe à distance. Ou du moins, vous a donné quelques conseils pour mieux utiliser ces outils. Essayez votre première rétrospective avec Neatro, et n'hésitez pas à me contacter si vous souhaitez partager vos commentaires sur l'application!