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La Directive Première (ou Prime Directive) des Rétrospectives

La Directive Première (ou Prime Directive)

Conduire des rétrospectives Agile, c’est se donner la chance d’apprendre et de s’améliorer continuellement en équipe. 

Toutefois, comme toute activité de groupe, cet exercice doit reposer sur un bon niveau de confiance entre les différents membres de l’équipe. Car sans confiance, point de salut !

Il existe un outil simple mais ô combien puissant qui permet de poser les bases d’une rétrospective simple et productive : la Directive Première (ou Prime Directive en anglais).

Aujourd’hui, je vous propose de découvrir ce qu’est la Directive Première et de décortiquer les bénéfices de cette dernière. 

Dans cet article, nous allons parcourir:

  1. Les origines et la définition de la Directive Première

  2. Notre analyse de la citation

  3. Le lien entre cette règle et la notion de sécurité psychologique

  4. Dans quels contextes appliquer la Directive Première ?

  5. Ce qu’il risque de se passer si vous ignorez la Directive Première

  6. 5 raisons pourquoi vous devriez l’utiliser à votre prochaine rétro

  7. Un outil supplémentaire pour améliorer la qualité de vos rétros

Origines et définition de la Directive Première

La Directive Première n’est ni plus ni moins que la citation suivante :

“Indépendamment de ce que nous découvrons, nous comprenons et nous croyons sincèrement que chacun a fait du mieux qu'il ou elle a pu, selon ce qui était connu à ce moment, ses aptitudes et capacités, les ressources disponibles et le contexte du moment.”

- Norman L. Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews

Vous pouvez retrouver la version originale de la citation ici.

Remettons un peu de contexte pour commencer.

En 2001, Norman L. Kerth publia l’excellent ouvrage Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews. Dans le monde de la rétrospective, si tenté qu’un tel monde existe, vous pouvez considérer que ce livre en est le Texte Fondateur.

C’est d’ailleurs cet illustre homme qui a donné l’appellation de Project Retrospective à ce que je qualifierais “d’exercice de groupe consistant à revenir sur les événements de l’itération ou du projet passé, à en tirer des enseignements puis à bâtir un plan d’action concret pour viser vers une amélioration rapide de l’équipe”

Remarquez que mon appellation est infiniment plus longue que “rétrospective” - voilà pourquoi je ne suis pas auteur.

Oui, la Directive Première peut être qualifiée de règle de bonne conduite en rétrospectives.  Mais il s’agit de quelque chose de bien plus puissant que cela. 

Selon moi, la Directive Première est à la base de l’état d’esprit d’une équipe performante et profondément humaine.

Analyse de la Directive Première

Chez Neatro, on aime bien aller en profondeur lorsque l’on aborde des sujets se rattachant à la rétrospective Agile. 

C’est pourquoi je tenais à vous livrer mon analyse personnelle de la Directive Première. J’espère que cela vous aidera à apprécier toute la substance de ce merveilleux outil. 

Observons point par point les idées évoquées par la Directive Première :

  • “Indépendamment de ce que nous découvrons” : une rétrospective est, par nature, extrêmement sujette à ce que l’équipe aborde des sujets ou défis qui ne sont pas nécessairement connus de tous. Participer à une rétrospective, c’est devoir faire preuve d’ouverture et de flexibilité.

  • “nous comprenons et nous croyons sincèrement que chacun a fait du mieux qu'il ou elle a pu” : mettons toutes et tous de côté nos suspicions et considérons sincèrement que tous les membres de l’équipe sont des personnes aussi bien intentionnées que nous. Chaque membre a donné le meilleur de ses capacités; tout état d’esprit allant à l’encontre de ce constat ne peut aller dans le sens d’une rétrospective productive.

  • “selon ce qui était connu à ce moment” : ben oui ! Plus on avance dans un projet, plus le groupe apprend à son sujet. Sauf que le partage et l’assimilation des connaissances au sein de l’équipe n’est pas toujours chose facile (si vous avez déjà fait un escape game avec des amis, vous savez de quoi je parle). Ainsi, mon interprétation est que l’auteur insiste sur le fait que chacun a fait de son mieux en fonction de son niveau de connaissance du projet. Si je fais fausse route ici, pardonne-moi par avance, Norman.

  • “ses aptitudes et capacités”: chacun a fait de son mieux, à la hauteur de ses aptitudes et capacités - du stagiaire en développement qui vient d’arriver à la CTO chevronnée.

  • “les ressources disponibles”: si vous voulez obtenir une équipe performante, il vaut mieux réunir toutes les conditions nécessaires à son succès. Ainsi, il convient de s’assurer que l’équipe dispose des ressources matérielles, budgétaires ou humaines qui lui permettront d’atteindre ses objectifs.

  • “et le contexte du moment” : ceci peut évoquer tout élément ou événement ayant une influence directe sur le fonctionnement de l’équipe, voire du marché.

La Directive Première est certes un texte très succinct. Mais il couvre de nombreux aspects nécessaires au bon déroulement de l’exercice collaboratif qu’est la rétrospective.

Lorsqu’elle est connue et appliquée par les membres de l’équipe, la Directive Première permet d’instaurer un climat sain qui maximise l’ouverture et la transparence au sein du groupe. Deux ingrédients qui contribuent activement à un bon niveau de sécurité psychologique.

La Directive Première : précurseure de la sécurité psychologique en rétrospectives ?

Alors que le concept de sécurité psychologique gagne beaucoup en popularité depuis la fin des années 2010, Norman L. Kerth avait déjà formulé deux décennies plus tôt l’importance d’une règle permettant aux membres de l’équipe de s’exprimer en toute transparence.

“Pour qu'une rétrospective soit efficace et réussie, elle doit être sûre. Par "sûre", je veux dire que les participants doivent se sentir en sécurité au sein de leur communauté - pour discuter de leur travail, admettre qu'il y aurait peut-être eu de meilleures façons d'effectuer le travail, et apprendre de l'exercice de rétrospective en lui-même.”

- Norman L. Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews

Compte-tenu de l’époque de publication, on est en droit de trouver cette analyse avant-gardiste. 

En appliquant la Directive Première, les participants à la rétrospective se donnent l’espace nécessaire pour évoquer comment l’équipe aurait pu, avec le recul, mieux accomplir ses tâches. 

Norman L. Kerth insiste sur un point important : la mise en place de la Directive Première est absolument nécessaire pour que chaque participant se sente en sécurité. En témoigne cet extrait :

“Dans un monde idéal, ce type de sécurité et de confiance serait une façon naturelle de travailler. Dans le monde réel, les membres de la communauté peuvent ne ressentir qu'un faible degré de sécurité ou de confiance. Chaque participant doit choisir le niveau de sécurité qui lui convient.”

- Norman L. Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews

Enfin, l’auteur met le doigt sur la nature-même de ce qu’est une rétrospective : une instance collaborative où chacun doit pouvoir se sentir libre de partager ses idées. Y compris les points de vue les plus sensibles, les plus risqués.

“Une méthode pour exprimer des idées « risquées » lors de la rétrospective doit être établie.”

- Norman L. Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews

Comprenez ici qu’une idée risquée désigne un point de vue qui place la personne l’exprimant dans une position d’extrême vulnérabilité vis-à-vis du groupe. 

Ce n’est pas nécessairement le contenu de l’idée qui est risqué, mais plutôt la réaction peu prévisible du groupe par rapport à ce message… et surtout par rapport à son auteur.

Dans quels contextes appliquer la Directive Première ?

Bien entendu, la Directive Première est parfaitement adaptée pour toute rétrospective de Sprint ou d’itération. Il en va de même pour les post-mortems de projet ou d’événement.

Notez que cet outil s’insère facilement dans toute rétrospective, qu’elle soit tenue en format présentiel ou en ligne (hybride ou 100% virtuelle).

Mais à bien y réfléchir… la Directive Première est en réalité l’alliée rêvée pour n’importe quelle session de travail en groupe. 

Puisque l’objectif de la Directive Première est de mettre en place un climat de travail propice à la collaboration et à l’écoute, pourquoi ne pas l’utiliser dans vos brainstorms, revues de Sprint ou rencontres d’équipe ?

La beauté de la Directive Première est qu’elle n’est pas supposée s’appliquer uniquement à un contexte de travail Agile. Le cadre de travail que vous employez avec votre équipe (Scrum, Kanban, SAFe, Waterfall, ou que sais-je encore) n’a absolument aucune importance. L’essentiel est simplement de viser vers l’amélioration continue de l’équipe - ce qui se traduit par une plus grande efficacité du groupe, et ainsi des projets accomplis.

Enfin, je vous suggère de vous faire un cadeau - oui, un cadeau à vous-même ! Appliquez la Directive Première à vos exercices d’introspection personnelle. Partez du principe que vous avez fait de votre mieux pour atteindre vos objectifs, et mettez de côté les idées négatives qui ne feront que plomber votre estime de soi. Il vous sera plus simple d’identifier des leviers d’amélioration par la suite.

Que se passe-t-il si l’on ignore la Directive Première ?

Passer outre la Directive Première vous expose, vous et votre équipe, à des difficultés liées à la communication et au niveau de confiance régnant dans le groupe. Pour faire simple, votre rétrospective a de grandes chances d’échouer. 

“Si la Directive Première est violée, la possibilité d'un rituel rétrospectif réussi est considérablement réduite et la rétrospective échouera.”

- Norman L. Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews

Nous avons bien vu que la Directive Première contribue à clarifier ce qu’est le comportement attendu des participants à la réunion. L’autrice Aino Vonge Corry estime que ne pas prendre la chance de poser cette règle commune ouvre la porte à des comportements négatifs.

“La conséquence pourrait être que les participants apportent toutes leurs hypothèses et attentes négatives à la rétrospective au lieu d'accueillir une chance de partager et d'apprendre.”

- Aino Vonge Corry, Retrospectives Antipatterns

La Directive Première est un excellent rempart contre la culture du blâme et du pointage du doigt. Si une telle situation venait à se produire (dans vos rétrospectives ou autres rencontres d’équipe), alors le groupe se fermera à double tour et les chances que quelque chose de productif sorte de votre réunion seront réduites à néant. 

5 raisons d’utiliser la Directive Première

Voici quelques arguments qui vous aideront à communiquer la valeur de la Directive Première auprès de votre équipe.

  1. C’est un outil facile à comprendre et cela permet de clarifier les comportements attendus en rétrospective.

  2. La Directive Première contribue à instaurer un climat de confiance dans l’équipe, et ainsi à réhausser le niveau de sécurité psychologique du groupe.

  3. Cela donne la chance à chacun de s’exprimer, sans peur d’être blâmé.e.

  4. La Directive Première aide à souligner les points à améliorer en équipe - sans heurter quiconque en particulier.

  5. En bout de ligne, cet outil aide grandement à maximiser la valeur de vos rétrospectives. Plus d’ouverture = plus de vulnérabilité = on se dit les vraies choses = on essaie de s’améliorer sur ce qui compte vraiment = on devient plus fort ensemble.

Raison bonus : si vous avez des fans de Star Trek dans l’équipe, sachez que la Directive Première est un concept majeur dans la série. Bien qu’elle n’ait pas de rapport avec la Directive Première que nous avons étudié ici, j’ai toutefois trouvé une citation qui en résume l’esprit :

« Nous préférons nous aider. Nous faisons des erreurs, mais nous sommes humains – et c’est peut-être le mot qui nous explique le mieux. »

- Kirk et Harry Mudd s'affrontent dans I, Mudd (Star Trek, S2E8)

L'entraide, au même titre que l’écoute et l’empathie, est une qualité nécessaire au bon fonctionnement d’une équipe.

Merci Capitaine Kirk 🖖

Un outil supplémentaire pour améliorer la qualité de vos rétrospectives

Appliquer la Directive Première est un excellent réflexe pour veiller au bon niveau de sécurité psychologique de votre équipe.

Mais saviez-vous que Neatro est l’outil idéal pour mener une rétrospective productive, que ce soit dans un cadre virtuel ou hybride ?

Chez Neatro, nous avons construit une expérience de rétrospective qui assure un niveau de sécurité psychologique optimal pour votre équipe.

Voici deux ingrédients phare de notre recette :

  • Nous limitons la pensée de groupe : lorsque les membres écrivent des commentaires et partagent des idées, ils le font tout d’abord chacun de leur côté. Ainsi, personne ne peut être influencé par les autres membres de l’équipe. Le même principe s’applique lors de l’étape de dot-voting, là où l’équipe vote et priorise individuellement les sujets de discussion.

  • Nous laissons le choix de l’anonymat : comme nous l’avons vu dans cet article, il n’est pas toujours évident de soulever une idée “risquée” en son nom. Pourtant, chaque membre devrait se sentir libre et capable de le faire, sans peur d’être jugé ou pointé du doigt. C’est pourquoi nous proposons à chaque participant de partager ses idées en mode anonyme s’il le préfère, au cas par cas.

Essayez Neatro gratuitement pour votre prochaine rétrospective. Aucune carte de crédit n’est nécessaire pour démarrer votre aventure Neatro, alors n’hésitez plus !

Nous vous souhaitons d’excellentes rétrospectives ;)

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