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Quelle est la durée idéale d’une rétrospective ?

Quelle est la durée idéale d’une rétrospective ?

La rétrospective est un outil intuitif, engageant et efficace visant à aider une équipe à s’améliorer en continu. On peut conduire une rétro au sujet de n’importe quelle initiative : un projet, un Sprint, un événement, une revue trimestrielle, etc. Tant qu’il y a la volonté de tirer des leçons d’une initiative et de s’améliorer en tant que collectif, il y a toujours de la place pour faire des rétrospectives. 

En tant que co-fondateur de l’outil de rétrospectives en ligne Neatro, je discute quotidiennement avec des Scrum Masters, Coachs Agile ou plus simplement des membres d’équipe qui ont un intérêt pour la facilitation de rétrospectives. 

Parmi les défis les plus fréquemment rencontrés dans la conduite de rétrospectives, la gestion du temps est particulièrement évoquée. Si un public néophyte a tendance à se questionner sur la durée idéale d’une rétrospective, les facilitateurs les plus avertis cherchent plutôt à enrichir leur boîte à outils pour garantir des réunions productives et respectueuses du temps de chacun. 

Après un nombre incalculable de discussions autour de la gestion du temps en rétrospectives, je me suis donc décidé à partager mes connaissances et apprentissages ici, avec vous. 

Oui, je sais… il était temps ! 😏

Dans cet article, nous allons aborder les points suivants : 

Quels sont les risques associés à une mauvaise gestion du temps en rétrospectives ?

Attention aux rétrospectives trop courtes. Prenez garde aux rétrospectives trop longues.

Lorsque vous prévoyez de mettre en place une rétrospective, comme Norman L. Kerth, faites appel à votre bon sens :

“Il est déraisonnable de croire qu'un apprentissage significatif sur un projet ayant duré plusieurs mois et impliquant plusieurs personnes puisse se produire en une heure.“

- Norman L. Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews

Expédier une rétrospective, c’est passer à côté de l’exercice dans sa globalité. C’est aussi compromettre les résultats attendus.

En ne donnant pas suffisamment de temps aux participants de s’exprimer, vous risqueriez de ne pas obtenir un portrait sincère et authentique de l’itération qui vient de s’écouler. Et sans ce portrait, il paraît bien difficile - si ce n’est impossible - de dresser un plan d’action qui adresse les véritables défis de l’équipe.

“Au mieux, une rétrospective aussi brève peut servir à identifier quelques symptômes de problèmes réels. Mais il est peu probable que les participants puissent faire mieux que recommander des solutions partielles et mal analysées qui ne répondent pas entièrement aux problèmes.“

- Norman L. Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews

Les facilitateurs de rétrospectives sont généralement conscients des risques inhérents à la conduite de rétrospectives trop courtes. À l’inverse, ils sont souvent moins au fait des conséquences néfastes des rétrospectives qui traînent en longueur.

Retenons notamment : 

  • de la difficulté à rester concentré et engagé,

  • un sentiment de lassitude, voire d’exaspération,

  • réflexion et conception du plan d’action trop sommaires,

  • perte de confiance à long terme dans l’exercice de la rétrospective.

Pour offrir une expérience de rétrospective efficace, il convient donc d’adopter un rythme soutenu et soutenable. Nous partagerons plus tard dans l’article 7 conseils pour vous aider à y parvenir.

Comment déterminer la durée d’une rétrospective ?

Comme nous l’avons évoqué en introduction, il existe de multiples occasions propices à la conduite d’une rétrospective. 

On peut notamment citer les rétrospectives de projets (aussi appelées post-mortems) ou les rétrospectives de Sprint (ou d’itérations). Bien que le but de ces deux familles de rétrospectives revienne systématiquement à soutenir une culture d’amélioration continue, il n’en demeure pas moins que la nature de ces activités diffère ostensiblement. 

1/ Donnez-moi une formule magique !

Ne tournons pas indéfiniment autour du pot. Il n’existe pas de formule universelle pour connaître la durée optimale d’une rétrospective. 

“Quelle devrait être la durée de votre rétrospective ? Ça dépend. Quinze minutes peuvent suffire - ou pas. Il n’y a pas de formule établie.“

- Esther Derby & Diana Larsen, Agile Retrospectives - Making Good Teams Great

S’il n’existe pas de formule magique, il existe néanmoins plusieurs règles et facteurs qui nous permettent d’estimer au mieux la durée de nos rétrospectives. Pour arriver à ce résultat, il m’a fallu croiser des principes issus de plusieurs références littéraires du monde des rétrospectives.

2/ Que dit le Guide Scrum ?

Commençons par un élément de réponse qui a le mérite d’être clair et précis. Si vous facilitez des rétrospectives de Sprint, le Guide Scrum vous recommande un temps limite.

“La Sprint Retrospective [...] est limitée dans le temps à un maximum de trois heures pour un Sprint d'un mois. Pour les Sprints plus courts, l'événement est généralement plus court”.

- Guide Scrum, édition 2020

3 heures max pour un Sprint d’un mois, 1h30 en règle générale pour un Sprint de deux semaines. 

Oui mais voilà, le Guide Scrum ne dispense pas davantage de contenu à ce sujet. Nous devons donc élargir notre spectre de réflexion pour tenter d’en savoir plus.

3/ Quels autres facteurs influencent la durée d’une rétrospective ?

Un précieux éclairage sur d’autres éléments déterminant la durée d’une rétro nous vient de l’ouvrage Agile Retrospectives :

“Basez la durée de vos rétrospectives sur 4 facteurs : la durée de l’itération, le niveau de complexité (d’un point de vue technologique, vis-à-vis des relations avec des départements extérieurs, ou de l’organisation de l’équipe), la taille de l’équipe, puis le niveau de conflit ou de controverse.”

- Esther Derby & Diana Larsen, Agile Retrospectives - Making Good Teams Great

On comprend bien ici que la durée d’une rétrospective dépend de bien plus de facteurs qu’on n’aimerait bien l’entendre. L’espoir d’une formule universelle vient définitivement de s’envoler.

Aino Vonge Corry confirme plusieurs facteurs proposés par l’ouvrage Agile Retrospectives et en incorpore un supplémentaire : “les ambitions quant au résultat de la rétrospective. 

Se questionner sur nos ambitions en rétrospective revient à se demander si l’on veut simplement évoquer nos défis en surface, ou si au contraire on veut se donner les moyens d’établir un audit complet de nos forces et faiblesses pour bâtir un plan d’action au plus proche de nos besoins.

En résumé, ce sont 5 facteurs que vous devriez prendre en compte lorsque vous déterminez la durée de votre session de rétrospective : 

  • le nombre de participants,

  • la durée du Sprint ou projet observé,

  • le niveau de complexité de l’initiative,

  • le degré de conflit ou de controverse de l’initiative,

  • les ambitions quant au résultat de la rétrospective.

De par mon expérience, et je suis persuadé que la vôtre viendra conforter mon propos, nous aurions aussi pu évoquer : le niveau de sécurité psychologique dans l’équipe, l’ancienneté de l’équipe(est-ce que les membres sont habitués à travailler ensemble, ou est-ce une toute nouvelle équipe ?), ou encore l’aspect logistique de la rétrospective(est-ce une rétro en présentiel ou en virtuel ? Les outils utilisés nous font-ils gagner du temps ?).

4/ Quelques considérations pratiques

Nous avons bien vu qu’il n’existait pas de formule miracle pour estimer la durée d’une rétrospective. Au contraire, une réflexion autour de plusieurs facteurs doit être menée pour proposer une rétrospective rythmée et productive.

En revanche, nous pouvons nous appuyer sur les retours d’expérience de spécialistes des rétrospectives pour essayer de rendre notre approche plus concrète. 

“Si vous avez une équipe de 6 à 8 personnes, une heure pour chaque semaine observée devrait suffire. Donc deux heures pour chaque Sprint de 2 semaines, par exemple. Si vous avez plus de monde, vous aurez besoin de plus de temps, du moins si vous souhaitez obtenir le même résultat.“

- Aino Vonge Corry, Retrospectives Antipatterns

Pour Derby et Larsen, l’idéal est de prévoir un temps de rétrospective suffisamment long pour maximiser les chances d’obtenir un résultat convaincant. Les deux autrices rappellent que rien n’interdit de terminer une rétrospective plus tôt que prévu : 

“Vous pouvez toujours terminer la rétrospective plus tôt si les membres ont identifié des améliorations significatives et terminé le plan d’action avant l'heure de fin prévue. Inutile de prolonger la rétrospective une fois l'objectif atteint par l'équipe.”

- Esther Derby & Diana Larsen, Agile Retrospectives - Making Good Teams Great  

Exemple de structure d’une rétro de Sprint de 90 minutes

Pour être efficace, une rétrospective doit être structurée. Nous abordons en détail les étapes d’une rétrospective à distance dans notre guide complet pour animer une rétrospective en ligne.

Voici un programme que vous pourriez adopter pour votre prochaine rétrospective, avec une durée totale de 90 minutes. 

N’hésitez pas à vous approprier ce plan et à le modifier à votre guise : vous êtes la personne la plus à même de savoir ce qui fonctionne le mieux chez votre équipe !

Intro : démarrez avec un icebreaker (10 minutes)

Posez les bases d’un safe-space.

Les Icebreakers (ou activités brise-glace) contribuent à apporter une touche humaine et ludique à votre rétrospective. 

Surtout, ces activités sont nécessaires pour capter l’attention de chacun sur la rétrospective et instaurer un bon niveau de sécurité psychologique au sein du groupe.

💡 Découvrez notre Top 100 des questions “Icebreaker” ainsi que l’icebreaker Deux Vérités Un Mensonge !

Étape 1 : écrivez vos commentaires (10 minutes)

Laissez les participants écrire leurs idées tout en évitant la pensée de groupe.

Cette étape consiste à inciter les participants à écrire des commentaires et à les poster dans les différentes colonnes de votre tableau de rétrospective. 

Chaque colonne de votre tableau aide les participants à organiser leurs idées. Même si vous êtes le facilitateur / la facilitatrice de cette rétrospective, vous allez très probablement endosser le rôle de participant-e également, n’est-ce pas ? Soyez aussi spécifique que possible dans vos commentaires, de sorte que les autres participants puissent comprendre clairement vos idées. 

Afin d’offrir un niveau de sécurité psychologique adapté, faites en sorte que les participants puissent partager des commentaires de façon anonyme.

À ce stade, vous voulez éviter la pensée de groupe à tout prix. Les participants ne devraient pas s’influencer les uns les autres, au risque de rendre l’activité peu transparente et donc inefficace. Assurez-vous que les participants ne puissent pas voir ce qu’écrivent les autres personnes au cours de cette étape.

Révélez l’ensemble des commentaires une fois que tout le monde aura fini d’ajouter des commentaires.

Étape 2 : regroupez et étiquetez les commentaires (15 minutes)

Gardez votre tableau lean et bien organisé.

Cette deuxième étape a pour but de regrouper les idées similaires, puis d'associer un thème à chaque idée.

1/ Regroupez les commentaires

Il se peut que vous ayez désormais beaucoup de commentaires affichés dans votre tableau. Rassemblez les commentaires exprimant des points identiques pour aider l’ensemble des participants à y voir un peu plus clair. Regrouper les commentaires vous permettra aussi d’observer le poids de chaque idée, en fonction du nombre de commentaires similaires y étant rattachés.

2/ Utilisez des thèmes pour mieux identifier vos défis d’équipe 

Regrouper les commentaires identiques, c’est bien… mais ce n’est pas assez ! Ajouter des thèmes va significativement vous aider à mieux structurer les idées de vos équipes.

“Super. Mais c'est quoi, un thème ?” me demanderez-vous. Il pourrait s’agir de n’importe quel sujet. Par expérience, on a tendance à voir des “dimensions d’équipe clés” exprimées dans les thèmes (exemples : Ownership, Valeur, Vitesse, Processus, Collaboration, etc.). 

Ceci étant, vous pourriez créer le thème de votre choix, tant et pour autant qu’il vous aide à mieux organiser les commentaires de l’équipe.

Étape 3 : c’est l’heure du vote (5 minutes)

Priorisez les éléments de discussions qui comptent le plus pour l’équipe.

Procédez à une session de vote pour réduire le nombre de sujets à discuter en équipe. Puisque la prochaine étape aura pour but de bâtir un plan d’action visant à améliorer l’équipe rapidement, mieux vaut ne pas s’engager sur trop de problématiques à la fois.

Je vous recommande fortement d’appliquer ces deux règles pour cette étape :

- assurez-vous que personne ne puisse prendre connaissance des votes en cours des autres participants,

- autorisez les participants à dépenser leurs votes comme bon leur semble (sur un ou plusieurs commentaires).

Faites une pause ! (5 minutes)

Donnez un moment de répit à l’équipe.

Eh oui ! Une courte pause aidera les participants à s’aérer l’esprit avant d’aborder la phase la plus importante de la rétrospective. 

Ne sous-estimez pas les bienfaits d’une pause dans le niveau de productivité des membres de l’équipe, surtout dans une réunion de 90 minutes comme celle que nous préparons ici.

Étape 4 : discutez et construisez votre plan d’action (40 minutes)

Ensemble, définissez ce qui doit être adressé pour améliorer l’équipe.

Discutez collectivement les commentaires les plus votés pour créer des éléments d’action.

Assignez un(e) responsable pour chaque élément d’action, puis apportez une description de la tâche à accomplir de façon concise et efficace. Si *insérez le nom de votre grand-mère* venait à lire cet élément d’action et pourrait le comprendre sans problème, alors votre opération est réussie. 

💡 Ayez le bon réflexe ! Pensez au modèle SMART pour bâtir un plan d’action efficace.

Étape 5 : faites un ROTI (5 minutes)

Mesurez le retour sur le temps investi pour l’ensemble des participants.

Le ROTI a pour but de mesurer le niveau d'efficacité de la rencontre à travers le prisme du temps investi par chacun des participants.

En plus de vous fournir une note de 1 à 5 qui évalue le ressenti des membres, le ROTI offre la possibilité à tous les participants de suggérer des idées pour améliorer la qualité de la prochaine rétrospective.

💡 On vous dit tout ce que vous devez savoir sur le ROTI dans cet article.

7 conseils pour bien gérer le tempo de vos rétrospectives

Ces conseils et techniques vous aideront à améliorer votre posture de facilitateur·trice de rétrospectives.

1/ Préparez l’agenda et publiez-le à l’avance

Diffuser le programme de la rétrospective est un excellent moyen d’aligner toute l’équipe sur ce que l’on peut attendre de cette rencontre.

Si quelque chose n’est pas clair, ou si quelqu’un a des questions à poser vis-à-vis de cet agenda, assurez-vous de prendre le temps de répondre à toutes les sollicitations de l’équipe.

Les participants arriveront à la rétrospective en toute connaissance des activités proposées, ce qui fera gagner du temps à tout le monde.

2/ Utilisez une minuterie

Veillez à avoir une minuterie à portée de vue de tous les participants, et ce durant chaque étape de la réunion. Garder conscience du temps qui s'écoule est un conseil qui paraît simple, mais il s'agit réellement d'un élément déterminant dans le succès de votre rétrospective. 

3/ Orchestrez une partie de la rétro en mode asynchrone

Si vous effectuez votre rétrospective à distance, vous pourriez avoir tout intérêt à demander aux participants de déposer leurs commentaires dans votre tableau de rétrospective avant que la réunion ne débute.

Concrètement : ouvrez votre tableau de rétrospective quelques jours avant la rétro (ou même dès le début de votre Sprint) afin que les membres puissent y ajouter leurs réflexions quand bon leur semble. 

Lorsque le moment de la rétrospective arrive, commencez par votre icebreaker. Puis laissez ensuite un moment pour que chacun puisse relire ses commentaires et en ajouter éventuellement des nouveaux.

Proposer la collecte des commentaires en mode asynchrone est un levier très intéressant pour gagner du temps. Privilégiez cette approche si vous anticipez que vous manquerez de temps sur votre prochaine rétrospective.

💡 Comment faire une rétrospective asynchrone ? C’est la question que nous abordons en détail dans cet article.

4/ Pour les grands groupes, utilisez des breakout rooms

Si vous avez l’habitude d’utiliser des logiciels comme Zoom ou Microsoft Teams, vous connaissez sûrement la fonctionnalité permettant de scinder une audience en petits groupes de discussion. 

Avoir recours aux breakout rooms vous permet de couvrir tous les sujets nécessaires, et ce à l’échelle d’un grand nombre de participants.

5/ Variez les activités de rétrospectives

À force d’utiliser encore et encore les mêmes activités de rétrospectives, l’équipe peut finir par se lasser. Ce qui abaisse inévitablement le niveau de motivation et d’engagement, et rend de facto la capacité de l’équipe à produire des idées nouvelles plus pénible et nettement plus chronophage. 

Proposer de nouvelles activités de rétrospectives, c’est assurer un niveau d’attention et de créativité élevé. En découvrant de nouvelles techniques de rétrospectives, les membres de l’équipe gardent un esprit vif et adoptent une posture plus curieuse, plus ouverte. 

En bout de ligne, varier les activités vous permet de garder une bonne dynamique dans vos rétrospectives, et donc de ne pas perdre de temps à tenter de ré-engager les membres dans cet exercice.

💡 Découvrez notre catalogue d’idées de rétrospectives : il y en a pour tous les goûts !

6/ Faites un ROTI

Oui, je sais… j’ai déjà nommé le ROTI dans la section précédente. Mais j’attire votre attention une fois de plus sur l’importance de cet exercice. 

Sans ROTI, vous ne pouvez pas réellement connaître le sentiment des participants sur le niveau de valeur du temps investi dans cet exercice. 

💡 Alors que votre rétrospective soit tenue en présentiel ou en virtuel, faites-moi une faveur : terminez votre rétrospective par un ROTI ! :)

7/ Utilisez un outil spécialisé dans les rétros pour gagner du temps

On ne le dira jamais assez : utilisez un outil spécialisé dans les rétrospectives pour tirer la meilleure valeur de vos rencontres d’équipe. 

Neatro vous offre une expérience de rétrospective ludique, productive et inclusive. 

Si vous cherchez à ce que chacun puisse s’exprimer librement dans vos rétrospectives, Neatro répond pleinement à cette tâche en évitant soigneusement la pensée de groupe et en mettant l’anonymat à disposition des participants. 

SI vous désirez briser la routine des rétrospectives, Neatro vous offre une impressionnante collection de modèles de rétrospectives et de Radars d’équipe pour vous aider à vivre des rétrospectives mémorables.

Enfin, Neatro vous permet de mesurer très concrètement la progression de votre équipe sur la durée. 

Essayer Neatro, c’est poser les fondations d’une solide culture d’amélioration continue - au sein d’une équipe ou d’une organisation toute entière.

💡 Testez Neatro pour votre prochaine rétrospective ! C’est gratuit, aucune carte de crédit n’est demandée.

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