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Quel est le rôle du manager à la rétrospective de Sprint ?

Gestionnaire dans les rétrospectives

Mener des rétrospectives Agile avec son équipe contribue à instaurer une culture d’amélioration continue au sein du groupe.

En suivant un fort principe d’auto-organisation, l’équipe retrace les événements du dernier Sprint ou projet et inspecte ce qui a bien fonctionné comme ce qui a moins fonctionné. Puis le groupe décide des zones sur lesquelles il souhaite s’améliorer en bâtissant collectivement un plan d’action, matérialisant ainsi les tâches à accomplir pour viser une meilleure efficacité.

Il existe cependant une question brûlante qui revient régulièrement sur les forums et autres communautés virtuelles consacrées à l’Agilité : est-ce que les managers sont les bienvenus dans les rétrospectives de Sprint ?

Vous faites partie d’une équipe et votre manager vous demande de lui faire une petite place pour la prochaine rétro ? Vous vous sentez confus-e par cette requête et vous aimeriez recueillir de précieux conseils pour alimenter votre réflexion ? Vous êtes à la bonne place !

À l’inverse, vous êtes manager d’une équipe et vous vous demandez si vous feriez bien de participer à leur prochaine rétro ? Installez-vous confortablement, cet article de blog est également fait pour vous.

Ici, nous ne tomberons dans aucune position extrémiste ou dogmatique. Je vous propose d’apporter une réponse concrète et argumentée sur la participation du manager à une rétrospective d’équipe.

Dans cet article, nous allons parcourir les questions suivantes :

  1. Quel est le but d’une rétrospective ?

  2. Pourquoi le manager voudrait-il participer aux rétrospectives ?

  3. Que dit le guide Scrum à propos de la participation du manager à la rétro ?

  4. En quoi la participation du manager pose problème ?

  5. Y a-t-il des cas particuliers ou exceptions ?

  6. Comment répondre aux besoins du manager sans l’intégrer à nos rétrospectives ?

Note : le masculin est utilisé tout au long du contenu pour simplifier la lecture.

Quel est le but d’une rétrospective ?

Eh bien oui. Il me paraîtrait bien contreproductif d’attaquer la question de la participation du manager à une rétrospective sans rappeler pourquoi une équipe conduit des rétrospectives.

La rétrospective, qu’elle soit rattachée à un Sprint ou à un projet, est une rencontre d’équipe conçue pour aider le groupe à tirer des enseignements de cette expérience et à aborder la prochaine initiative avec une meilleure efficacité.

“Une rétrospective est l'occasion pour une équipe de réfléchir et d'apprendre du passé dans le cadre d'une réunion structurée. L'objectif principal est d'inspecter la situation et de s'adapter à la réalité.”

- Aino Vonge Corry, Retrospectives Antipatterns

Mais attention, il ne s’agit pas simplement de faire une rétrospective tous les semestres pour espérer en tirer des bénéfices. La rétrospective est un outil permettant de soutenir une culture d’amélioration continue, elle doit donc être conduite fréquemment pour aider l’équipe à gagner continuellement en efficacité.

Le Manifeste Agile insiste par ailleurs sur l’idée que les rétrospectives doivent être fréquemment données :

“À intervalles réguliers, l'équipe réfléchit aux moyens de devenir plus efficace, puis règle et modifie son comportement en conséquence.”

- Manifeste pour le développement Agile de logiciels

En un mot, la raison d’être de la rétrospective est d’aider l’équipe à s’améliorer en continu. J’invite les plus curieux d’entre vous à consulter notre Introduction à la Rétrospective Agile pour une définition bien plus complète de cet événement d’équipe.

Pourquoi le manager voudrait-il participer aux rétrospectives ?

Grâce à Neatro, j’ai eu la chance de discuter des enjeux autour des rétrospectives avec de très nombreux Scrum Masters, Coachs Agile… et même des managers.

Mon expérience et mes recherches sur le sujet m’ont permis d’identifier plusieurs raisons qui pourraient inciter un manager à vouloir participer à une rétrospective de Sprint :

  • Le manager veut mieux comprendre comment l’équipe fonctionne,

  • Le manager aimerait créer un lien plus fort entre lui et l’équipe,

  • Le manager souhaite proposer des pistes d’amélioration concernant le fonctionnement de l’équipe (car son expérience permettra de faire gagner du temps au groupe en se concentrant sur les bonnes choses),

  • Le manager désire prendre le temps de souligner et célébrer les bons coups de l’équipe,

  • Le manager est curieux et il veut simplement savoir comment se déroule une rétrospective d’équipe.

Bien sûr, toutes ces intentions paraissent saines et louables.

Après tout, le manager s’inscrit généralement dans une position de servant leader, alors pourquoi lui refuser de participer à un événement d’équipe consacré à l’amélioration continue de cette dernière ?

Que dit le guide Scrum ?

Impossible de parler de rétrospective de Sprint sans s’appuyer sur le contenu du Guide Scrum, n’est-ce pas ? ;)

Le Guide Scrum indique sobrement que “la Scrum Team” participe à la rétrospective de Sprint.

“La Scrum Team se compose d'un Scrum Master, d'un Product Owner et de Developers. Il n’y a pas d’équipe dans l’équipe ni de hiérarchies.”

- Guide Scrum, édition 2020

À en croire cette définition de la Scrum Team, le manager ne devrait donc pas participer aux rétrospectives de Sprint.

Par conséquent, nous pouvons tirer une première réponse exclusivement basée sur le Guide Scrum - et donc 100% théorique. Le manager n’a pas sa place dans les rétrospectives de Sprint.

Et voilà le travail. À bientôt pour de nouvelles réflexions sur le blog Neatro ! 👋

Bon. Si vous êtes toujours là, j’en déduis que vous avez appris que le cadre théorique proposé par Scrum peut parfois se heurter durement à la réalité de l’entreprise.

Tentons d’y voir plus clair sur les raisons qui expliquent pourquoi la présence du manager en rétrospective peut réellement poser problème.

En quoi la participation du manager pose problème ?

On peut résumer les points bloquants relatifs à la présence du manager en rétrospective en deux faits concrets.

Fait #1 : l’équipe est auto-organisée

Comme nous l’avons rappelé en introduction, une équipe Scrum est fondamentalement auto-organisée. L’équipe devrait disposer de l’autonomie et des ressources nécessaires pour mener à bien son travail et livrer de la valeur en continu.

Mais l’auto-organisation du groupe ne s’arrête pas à la valeur livrée. Elle s’applique aussi à la façon dont l’équipe va se prendre en main pour faire son travail d’inspection et d’adaptation pour viser une meilleure efficacité.

On y voit ici un premier argument évident : comment l’équipe peut-elle s’améliorer par elle-même si le manager décide en son nom de la manière dont elle doit procéder ?

Peut-on sincèrement estimer que la confiance règne entre le manager et l’équipe dans ce cas de figure ?

Fait # 2 : le niveau de sécurité psychologique peut être grandement affecté

Chez Neatro, nous croyons fermement que les meilleures rétrospectives prônent avant tout l'honnêteté et la transparence.

Les conversations les plus franches et honnêtes sont les meilleurs moteurs des rétrospectives. Lorsque l’on se sent en confiance dans le groupe, on peut se livrer de façon authentique et sans peur de représailles. C’est là que le concept de sécurité psychologique entre en scène.

Vous vous demandez pourquoi la présence du manager pourrait menacer la sécurité psychologique du groupe ? Réfléchissons-y un instant.

Imaginons que vous êtes membre d’une équipe. Votre manager a le pouvoir (et la responsabilité !) de mener votre évaluation de performance annuelle. Ce qui est bien souvent synonyme de promotion et/ou d’augmentation potentielles. Mais ce n’est pas tout ! Votre manager a aussi le pouvoir, directement ou indirectement, de licencier un membre de l’équipe.

Maintenant, partons du principe que vous ne vous entendez pas toujours très bien avec votre manager.

C’est l’heure de la rétrospective et votre manager y est présent. Vous avez des suggestions d’amélioration pour l’équipe et votre manager montre ostensiblement son désaccord avec vous. Allez-vous vraiment chercher à défendre votre point de vue, au risque de vous placer dans une situation compromettante vis-à-vis de votre supérieur hiérarchique ?

“Si vous pouvez recruter ou licencier, restez en dehors des rétrospectives d’équipe.”

- Aino Vonge Corry, Retrospectives Antipatterns

La sécurité psychologique de l’équipe est une affaire extrêmement sérieuse. Si vous êtes manager et que ce sujet vous tient à cœur, alors vous devriez naturellement comprendre que votre présence à une rétrospective peut dissuader des membres de s’exprimer librement.

Cela n’a rien à voir avec qui vous êtes en tant que personne, c’est simplement une question d’ascendant hiérarchique que vous exercez par défaut sur l’équipe.

Y a-t-il des cas particuliers ou exceptions ?

Nous avons vu que la participation du manager à une rétrospective de Sprint peut menacer la capacité d'auto-organisation de l’équipe et son aptitude à s’exprimer authentiquement.

Intéressons-nous à présent à des interrogations qui pourraient persister (du côté du manager comme de celui de l’équipe).

En tant que manager, je veux simplement me placer comme observateur de la rétro. Je ne veux rien influencer !

Nous avons détaillé précédemment en quoi la présence du manager peut affecter le niveau de sécurité psychologique de l’équipe.

Que le manager participe activement à l’activité ou qu’il se positionne comme observateur “neutre” ne change strictement rien à l’affaire.

En tant que manager, je suis d’accord de ne pas participer aux rétros. Mais je veux avoir un compte-rendu complet des discussions qui y ont été tenues.

En se positionnant comme un servant leader, le manager fait tout son possible pour mettre l’équipe dans les meilleures conditions qui lui permettront de performer et de s’épanouir.

La rétrospective doit à tout prix rester un espace de discussion sécuritaire (on parle souvent de “safe-space”) et réservé exclusivement à l’équipe. Si les membres savent que le manager aura accès à tout ce qui a été dit, alors le niveau de sécurité psychologique sera fatalement menacé.

Et sans sécurité psychologique, il est parfaitement inutile d’espérer que des discussions productives émergeront de vos rétrospectives.

En tant que manager, vous ne devez pas exiger de rapport complet de rétrospective. En revanche, l’équipe doit communiquer de façon transparente et rigoureuse sur le plan d’action sur lequel elle se commet pour soutenir son amélioration continue. Notez que ce plan d’action devrait être visible pour l'intégralité de l’organisation.

L’équipe souhaiterait que le manager soit présent à la prochaine rétrospective. En tant que Scrum Master, que devrais-je faire ?

Avoir une bonne relation entre le manager et les membres de l’équipe est un ingrédient nécessaire au succès du groupe.

Imaginons que l’équipe est parvenue d’elle-même à l’idée que la présence du manager à la prochaine rétrospective pourrait l’aider à gagner en efficacité.

Par exemple : l’équipe identifie une tension avec une partie prenante. Elle estime que le manager pourrait user de son influence pour apaiser le conflit et retrouver une collaboration saine et apaisée entre l’équipe et ladite partie prenante.

Dans ce cas de figure, il semble évident que la présence du manager soit nécessaire, puisque motivée par un souhait honnête et sincère de l’équipe.

Ne tombez pas dans une approche dogmatique du Guide Scrum ou de tout autre framework de travail : si l’équipe souhaite réellement inviter son managerà la prochaine rétrospective, elle doit évidemment pouvoir le faire. Il en irait de même pour inviter n’importe quelle autre personne extérieure à l’équipe.

Petit conseil : assurez-vous tout de même que chaque membre de l’équipe soit pleinement d’accord d’inviter le manager. En effet, il suffirait qu’une seule personne ne se sente pas à l’aise à l’idée d’accueillir le manager dans la session pour reconsidérer complètement la chose. Avoir recours à un moyen de collecter les avis de façon anonyme peut vous aider à savoir si l’unanimité est en accord avec la présence du manager à la prochaine rétrospective.

Je suis manager ET membre de l’équipe en même temps (exemple : manager et développeur). Est-ce que je peux participer aux rétrospectives d’équipe ?

Il n’y a malheureusement pas de bonne réponse à cette question. Le fait d’associer en une seule personne des responsabilités de manager et de membre d’équipe semble extrêmement contre productif à la base.

Ce cas de figure est cependant loin d’être exceptionnel. Il arrive de voir des équipes dites Scrum accueillir un manager membre de l’équipe. Cela vient pourtant totalement à l’encontre du principe de non-hiérarchie attendu au sein d’une équipe Scrum.

Le problème ici me paraît bien plus vaste. En tant que manager et membre de l’équipe, comment pouvez-vous affirmer que l’équipe est suffisamment à l’aise pour s'ouvrir et mettre des sujets sensibles sur la table en votre présence ?

Bien sûr, l’idéal serait de revoir votre rôle et vos responsabilités dans l’équipe. Une discussion avec votre département de ressources humaines à ce sujet serait intéressante.

Pour revenir à la question sur votre présence aux rétros, je vous suggère d’entamer un dialogue avec l’équipe. Comme vu dans la question précédente, l’utilisation d’un outil de vote anonyme pour vérifier si votre présence aux rétrospectives est acceptable pour l’équipe peut paraître pertinente.

Comment répondre aux besoins du manager sans l’intégrer à nos rétrospectives ?

Si vous opérez en Scrum, il existe un autre événement qui aide à renforcer la collaboration entre les parties prenantes et l’équipe Scrum : je parle bien sûr de la revue de Sprint (Sprint Review).

Toute discussion autour du livrable ou des objectifs de l’équipe peut être amenée dans ce cadre.

Pour donner une réponse plus générale, n’hésitez pas à déclencher des rencontres ad-hoc entre le manager et l’équipe pour clarifier tout sujet.

Le manager veut prendre le temps de souligner les bons coups de l’équipe ? Pourquoi ne pas en profiter pour lancer un apéro d’équipe pour célébrer ceci comme il se doit !

Le manager aimerait créer un lien plus fort avec l’équipe ? Il serait peut-être intéressant de faire une retraite d’équipe de quelques jours en forêt ou à la montagne.

Gardez en tête qu’une collaboration efficace et basée sur la confiance doit opérer entre le manager et l’équipe. Que le manager ne participe pas aux rétrospectives ne devrait en aucun cas porter préjudice à cela.

Au final, tout est question de sécurité psychologique…

On ne le répètera jamais assez : sans sécurité psychologique, il ne peut y avoir d’équipe performante.

Le fait de vous questionner sur l’impact de la présence du manager dans une rétrospective d’équipe démontre que VOUS avez une sensibilité pour la sécurité psychologique du groupe.

Chez Neatro, nous avons bâti une expérience de rétrospective qui élève au maximum le niveau de sécurité psychologique des équipes.

Voilà deux de nos ingrédients-clés :

  • Nous évitons la pensée de groupe au maximum : lorsque les participants écrivent des commentaires et suggèrent des idées, ils le font tout d’abord chacun de leur côté. Ainsi, personne ne peut être influencé par les autres membres de l’équipe. La même logique s’applique lors de l’étape de dot-voting, là où l’équipe vote et priorise individuellement les sujets qui lui sont le plus cher.

  • Nous permettons l’anonymat : il est parfois difficile de soulever un propos délicat en son nom. Pourtant, l’équipe doit pouvoir se sentir libre de le faire, sans peur de représailles. C’est pourquoi nous proposons à chaque participant de pouvoir partager des idées en mode anonyme.

Le meilleur moyen de juger l’expérience Neatro reste de la tester ;)

Alors n’hésitez pas à essayer Neatro gratuitement, c’est sans engagement et vous n’avez pas besoin de communiquer d’informations de carte de crédit.

Nous vous souhaitons d’excellentes rétrospectives !

Découvrez les modèles de rétrospective de Neatro