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Comment animer la rétrospective des 4Ls

La rétrospective 4Ls

Faciliter des rétrospectives Agile n’est pas toujours chose facile. Surtout dans les conditions actuelles de travail à distance. Répéter encore et toujours les mêmes modèles de rétrospectives peut d’ailleurs entraîner une certaine routine au fil des rencontres.

Êtes-vous Scrum Master, Coach Agile, ou tout simplement un/une membre d’équipe volontaire pour animer votre prochaine rétrospective d’équipe ?

Êtes-vous à la recherche d’un modèle de rétrospective simple mais efficace, offrant aux participants la chance de mettre en place un plan d’action concret pour aider l’équipe à s’améliorer rapidement ?

Ne cherchez plus, on a une solution pour vous ! :)

Le modèle des 4Ls est une technique de facilitation utilisée par de très nombreuses équipes Agile, connu pour sa grande flexibilité (on peut traiter de tout sujet) et sa versatilité (on peut en faire des rétros, mais pas que!). 

C’est aussi l’un de mes templates de rétrospectives préférés. Et 4L est aussi le nom d’un célèbre modèle français de voitures.. Mais tout ceci est fort malheureusement hors-sujet.

Bon, regardons ensemble comment les 4Ls peuvent aider votre équipe à générer de précieux insights. En route !

Dans cet article, vous allez découvrir:

  1. En quoi consiste le modèle des 4Ls

  2. Pourquoi et quand utiliser ce format d’activité

  3. Comment animer votre prochaine rétro en ligne avec les 4Ls

  4. 3 conseils pour faire de votre prochaine rétro en ligne un succès

Qu’est-ce que le modèle de rétrospective des 4Ls ?

Utilisé comme technique de rétrospective, le modèle des 4Ls est un excellent moyen pour votre équipe de recueillir des informations pertinentes, puis de réfléchir sur les comportements et événements passés observés au sein de l’équipe.

Avec cette activité, les discussions de votre équipe seront divisées en quatre colonnes différentes.

Profitons-en pour rappeler que les 4Ls correspondent à liked, learned, lacked, et longed for. Que l’on pourrait traduire par “aimé”, “appris”, “manqué” et “aurait aimé”.

❤️ Liked Ce que vous avez aimé. exemple: notre CEO nous a félicités pour la dernière fonctionnalité que nous avons livrée.

📚 Learned Ce que vous avez appris. exemple: nous devrions systématiquement consulter l'équipe Product Marketing lorsque nous communiquons sur une mise à jour du Produit.

🌵 Lacked Ce qui a manqué à l'équipe. exemple: nous avons manqué d'expertise SEO, ce qui nous a fait perdre beaucoup de temps pendant la refonte de la page d'accueil de notre site web.

📅 Longed for Ce que vous auriez désiré. exemple: passer plus de temps à raffiner notre backlog en équipe pour mieux préparer le Sprint suivant.

Avez-vous remarqué combien ces quatre termes sont ouverts ? C’est la raison pour laquelle ce format de rétrospective est si facile à adopter par n’importe quel nouveau membre d’équipe.

Ce gabarit présente donc un très haut degré de flexibilité dans l’approche de vos rétrospectives. 

Les participants pourraient ainsi parler de nombreux sujets autour de l’équipe. Prenons comme exemples la collaboration, les rôles, les ressources, la mission de l’entreprise, la valeur livrée aux utilisateurs… ou tout autre sujet pertinent et en lien avec ce qu’il s’est passé durant le dernier cycle de travail.

Pourquoi utiliser le modèle de rétrospective des 4Ls, et quand ?

Comme nous l’avons vu, la rétro des 4Ls est très facile à mettre en place. Ainsi, on peut imaginer un nombre considérable d’occasions où utiliser ce modèle pour collecter de précieux insights.

Bien entendu, vous pouvez tout d’abord utiliser ce modèle pour faciliter des rétrospectives récurrentes.

Cependant, partons du principe que votre équipe effectue des rétrospectives toutes les deux semaines, avec encore et toujours la même activité principale de rétrospective. La voyez-vous venir s’installer, la classique routine ennuyeuse des rétrospectives ?

Si vous souhaitez amener une perspective rafraîchissante à votre prochaine rétrospective, et ce sans avoir à passer des heures à chercher puis bâtir l’activité, alors le template des 4Ls se positionne comme un excellent candidat.

Mais ce n’est pas tout ! La grande versatilité des 4Ls vous permet aussi d’utiliser ce modèle en dehors des rétrospectives d’équipe.

Nous avons observé que de nombreuses équipes utilisent les 4Ls pour conduire un post-mortem d’événement (pour une conférence, par exemple) dans le but de rassembler du feedback du public et des membres de l’organisation de l’événement. 

Si vous travaillez sur des projets impliquant des acteurs extérieurs (agences, consultants, etc), pensez à bâtir votre prochain post-mortem de projet en employant la méthode des 4Ls.

Une dernière idée, pour la route ? Vous pourriez également utiliser la technique des 4Ls comme auto-évaluation pour préparer un review de votre performance personnelle

En clair, n’importe quelle activité dont l’objectif est de favoriser l’amélioration continue (d’une équipe, d’un groupe de personnes derrière un projet ou un événement, ou simplement de vous-même) pourrait définitivement être amenée avec le modèle des 4Ls. 

Dans quel contexte utiliser le modèle 4Ls ?

Comment animer la rétrospective des 4Ls en ligne

La rétrospective des 4Ls est l’un des modèles les plus utilisés par la communauté Neatro. Nous avons façonné puis amélioré cette activité avec le support de nos utilisateurs. 

Notez que vous pouvez essayer la rétrospective des 4Ls avec votre équipe 100% gratuitement sur Neatro. Aucune carte de crédit n’est demandée. Les participants n’ont d’ailleurs pas besoin de créer de compte pour rejoindre votre rétrospective Neatro.

Bien que nous allons illustrer comment conduire les 4Ls avec l’expérience de rétrospective en ligne Neatro, vous pouvez suivre ce guide et en appliquer les conseils avec n’importe quel autre outil. C’est parti !

Étape 1 : Écrire les commentaires

Laissez les participants écrire leurs idées tout en évitant la pensée de groupe.

Bien ! Après avoir rassemblé votre équipe, vous avez pu organiser un Icebreaker bref mais efficace. Vous avez également pu faire un suivi sur les éléments d’action formulés lors de la dernière rétrospective.

Votre équipe est désormais prête pour débuter l’activité des 4Ls. 

La première étape consiste à inciter les participants à écrire des commentaires et à les poster dans les différentes colonnes de votre tableau de rétrospective. 

N’oubliez pas de lancer une minuterie. Garder le temps restant à la vue de tous est un élément simple mais ô combien crucial pour s’assurer du succès de toute rencontre d’équipe.

Chaque colonne de votre tableau aide les participants à organiser leurs idées. Même si vous êtes le facilitateur / la facilitatrice de cette rétrospective, vous allez très probablement endosser le rôle de participant-e également, n’est-ce pas ? Soyez aussi spécifique que possible dans vos commentaires, de sorte que les autres participants puissent comprendre clairement vos idées. 

Afin d’offrir un niveau de sécurité psychologique adapté, faites en sorte que les participants puissent partager des commentaires de façon anonyme.

À ce stade, vous voulez éviter la pensée de groupe à tout prix. Les participants ne devraient pas s’influencer les uns les autres, au risque de rendre l’activité peu transparente et donc inefficace. Assurez-vous que les participants ne puissent pas voir ce qu’écrivent les autres personnes au cours de cette étape.

Révélez l’ensemble des commentaires une fois que tout le monde aura fini d’ajouter des commentaires.

👍 Les + de Neatro : les participants ne peuvent voir que leurs propres commentaires à cette étape. Ils ont également l’option d’écrire des commentaires en leur nom propre ou anonymement. En tant que Facilitateur / Facilitatrice, vous pouvez lancer une minuterie visible par tous. Aussi, lorsqu’un-e participant-e aura terminé d’écrire ses commentaires, il/elle pourra cliquer sur le bouton “J’ai terminé”. Cette fonctionnalité vous est très pratique pour déterminer facilement quand le groupe sera prêt à passer à la prochaine étape.

Les colonnes Liked et Learned de la rétrospective 4Ls

Étape 2: Regrouper les commentaires

Gardez votre tableau lean et bien organisé.

Cette deuxième étape a pour but de regrouper les idées similaires, puis d'associer un thème à chaque idée.

1/ Regroupement par glisser/déposer (ou drag and drop)

Il se peut que vous ayez désormais beaucoup de commentaires affichés dans votre tableau. Rassemblez les commentaires exprimant des points identiques pour aider l’ensemble des participants à y voir un peu plus clair. Regrouper les commentaires vous permettra aussi d’observer le poids de chaque idée, en fonction du nombre de commentaires similaires y étant rattachés.

👍 Les + de Neatro : si vous trouvez deux idées semblables, sélectionnez un commentaire et déposez-le sur l’autre afin de créer un nouveau groupe de commentaires. Cliquez sur ce groupe pour en afficher la totalité des idées.

Regroupement des commentaires 4Ls

2/ Utilisez des thèmes pour mieux identifier vos défis d’équipe 

Regrouper les commentaires identiques, c’est bien… mais ce n’est pas assez ! Ajouter des thèmes va significativement vous aider à mieux structurer les idées de vos équipes.

“Super. Mais qu’est-ce qu’un thème ?” me demanderez-vous.

Il pourrait s’agir de n’importe quel sujet. Par expérience, on a tendance à voir des “dimensions d’équipe clés” exprimées dans les thèmes (exemples : Ownership, Valeur, Vitesse, Processus, Collaboration, etc.)

Ceci étant, vous pourriez créer le thème de votre choix, tant et pour autant qu’il vous aide à mieux organiser les commentaires de l’équipe.

👍 Les + de Neatro : pour associer un thème à un commentaire, cliquez sur le bouton “Ajouter un thème”. Nous avons rassemblé 10 dimensions d’équipe en guise de thèmes prêts à l’emploi, qui correspondent aux sujets les plus fréquemment discutés en équipe. Vous pouvez également créer vos propres thèmes personnalisés.

Exemple de thèmes pour un commentaire de rétrospective

Étape 3 : C’est l’heure de voter !

Priorisez les éléments de discussions qui comptent le plus pour l’équipe.

Procédez à une session de vote pour réduire le nombre de sujets à discuter en équipe. Puisque la prochaine étape aura pour but de bâtir un plan d’action visant à améliorer l’équipe rapidement, mieux vaut ne pas s’engager sur trop de problématiques à la fois.

Nous vous recommandons fortement d’appliquer ces deux règles pour cette étape :

  • Assurez-vous que personne ne puisse prendre connaissance des votes en cours des autres participants,

  • Autorisez les participants à dépenser leurs votes comme bon leur semble (sur un ou plusieurs commentaires).

👍 Les + de Neatro : le nombre de votes par participant peut très facilement être adapté au besoin. Chaque participant ne peut consulter que ses propres votes à ce stade de l’activité.

Adapter le nombre de votes de votre rétrospective des 4Ls

Étape 4 : Construisez votre Plan d’Action

Ensemble, définissez ce qui doit être adressé pour améliorer l’équipe.

Discutez collectivement les commentaires les plus votés pour créer des éléments d’action.

Assignez un(e) responsable pour chaque élément d’action, puis apportez une description de la tâche à accomplir de façon concise et efficace. Si ma grand-mère venait à lire cet élément d’action et pourrait le comprendre sans problème, alors votre opération serait réussie. 

Notez que ma grand-mère n’est toutefois pas disponible pour vous donner cette garantie.

👍 Les + de Neatro : vous pouvez appliquer de nombreux filtres et autres règles de tris pour identifier très clairement les idées ayant le plus besoin d’être discutées. Une fois votre Plan d’Action complété, vous aurez accès à un rapport de rétrospective complet. 

Étape de plan d'action d'une rétrospective des 4Ls

3 astuces pour faire de votre prochaine rétro en ligne un succès

Je sais que vous trépignez d’impatience à l’idée de lancer votre prochaine rétrospective de Sprint avec le modèle des 4Ls, mais attendez une minute ! Vous allez très certainement aimer ces petits conseils pour assurer une rencontre d’équipe de grande qualité.

Tip #1: Ajoutez un “ice-breaker” pour favoriser la sécurité psychologique du groupe

Brisez la glace en introduisant une activité qui aide à créer une ambiance amicale et à mettre les gens à l'aise avec la rétrospective.

Le Question Game, un beau brise-glace pour vos rétrospectives

Tip #2: Faites en sorte que tout le monde soit entendu

Amener un cadre où chacun se sente en sécurité pour discuter et partager ses opinions est crucial. Encore plus dans un cadre de travail à distance.

Tip #3: Responsabilisez les membres de l'équipe

Au cours d'une rétrospective distribuée, demandez aux membres de l'équipe de se répartir les action items.

Si vous souhaitez plus de conseils pratiques de ce genre, je vous recommande très chaudement la lecture de notre guide complet “Comment animer une rétrospective à distance en 2021”.