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Comment faire une rétrospective sans Scrum Master ?

Faire une rétrospective sans Scrum Master

Vous souhaitez faire une rétrospective avec votre équipe mais vous n’avez pas de Scrum Master ?

Votre Scrum Master a un imprévu et ne pourra pas animer la rétro de demain ?

Tout va bien, vous êtes au bon endroit. Grâce à cet article, vous serez rapidement capable de faciliter la prochaine rétrospective de votre équipe !

Car changer la personne qui facilite une rétrospective c’est possible ! Et c’est même recommandé par le Guide Scrum.

Dans cet article, je vais vous donner les étapes nécessaires pour que votre prochaine rétro soit un succès. Et pour y arriver, chaque étape sera placée sous le signe de la simplicité :

  1. Préparation de la rétrospective

  2. Animation de la rétrospective

  3. Clôturer la rétrospective

Préparation de la rétrospective

Déterminer le but de la rétrospective

Une rétrospective réussie, c’est avant tout une rétrospective bien préparée. Afin d’aider votre équipe à se remettre en question, je vous conseille de donner un thème ou un focus à votre prochaine rétro.

Vous pouvez trouver ce focus par vous-même en réfléchissant à ce qu’il s’est passé d’important dans le ou les dernier(s) Sprint(s). Ou vous pouvez tout simplement faire un sondage auprès de votre équipe, en utilisant un outil comme le Radar d’Équipe pour déterminer ce dont votre équipe veut parler.

Attention, si vous décidez vous-même du focus de la prochaine rétro, n’oubliez pas de le faire valider par votre équipe.

Radar d'équipe en ligne

Si vous n’avez pas le temps de trouver un thème ou de sonder votre équipe, il est tout à fait correct de leur proposer une rétrospective plus généraliste.

Trouver l’activité de rétrospective idéale

Des formats et des modèles de rétrospectives, il en existe des centaines et je vous ai prévenu, mon but est que chaque étape soit la plus simple possible.

Pour le format, je vous propose une approche classique :

  1. On commence avec un Icebreaker

  2. On rappelle le focus et le dernier plan d’action

  3. L’équipe note ses idées

  4. L’équipe présente et regroupe ses idées

  5. L’équipe vote pour les idées les plus importantes

  6. L’équipe monte un plan d’action

  7. On clôture la rétro avec un ROTI

Maintenant, on passe au modèle. C’est peut-être la première fois que vous allez animer une rétrospective, l’idéal est donc de choisir un modèle très simple à comprendre.

Le but du modèle de rétrospective est d’offrir un support à la réflexion. Ce support a pour but de donner de l’inspiration à l’équipe et de trier leurs idées.

Je vous propose donc un modèle de rétrospective très classique : Le Start Stop Continue.

Le modèle de rétrospective Start Stop Continue dans Neatro

🟢 Start, les choses que l’équipe devrait commencer.

Cette colonne sera généralement utilisée pour parler de nouvelles idées, de choses à essayer ou de technologies à tester.

🔴 Stop, les choses que l’équipe devrait arrêter

Cette colonne sert à mettre en avant les problèmes rencontrés lors du dernier Sprint. On y rencontrera des pratiques ou des processus qui ont freiné l’équipe dans sa livraison de valeur.

🤙 Continue, les choses que l’équipe doit continuer

Cette colonne est une bonne opportunité pour donner de la reconnaissance à ses collègues. On y retrouvera les bons coups, les bonnes idées ou encore les succès.

Pour en savoir plus sur ce modèle, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée au Start Stop Continue.

Si vous décidez de faire votre rétrospective dans une salle de réunion ou sur un tableau blanc en ligne comme Miro, vous devrez construire chaque étape de l’événement.

En plus de vous demander un temps de préparation supplémentaire, cela vous demandera aussi des compétences de facilitateur graphique qui pourraient créer plusieurs problématiques pendant votre rétrospective.

Le rôle de facilitateur de rétrospective est avant tout de se concentrer sur les personnes de l’équipe. Je vous recommande donc d’utiliser un outil de rétrospective en ligne qui, en plus de vous donner les meilleures pratiques, se chargera de toute la partie logistique à votre place.

Planifier la réunion et inviter l’équipe

Les préparatifs sont terminés, il ne vous reste plus qu’à inviter les personnes qui vont assister à la rétrospective.

Selon le Guide Scrum, la rétrospective de Sprint est un événement qui ne concerne que la Scrum Team. À savoir, les développeurs, le Scrum Master (si possible 😄) et le Product Owner.

Cela signifie que les personnes extérieures à l’équipe comme des parties prenantes, des managers ou des chefs de service ne doivent pas être conviées aux rétrospectives. À moins que l’équipe en exprime le besoin.

Si une personne extérieure à l’équipe vous demande d’y assister, je vous conseille d’ouvrir une discussion entre cette personne et l’équipe, afin de décider si sa présence est pertinente.

Animation de la rétrospective

Briser la glace

Durée:  environ 3 minutes par personne

C’est parti ! Que votre rétrospective soit en ligne ou en présentiel, il est important de mettre l’équipe dans une ambiance détendue et propice au partage.

L’icebreaker que je vais vous présenter est une création de l’équipe Neatro et s’appelle le Question Game.

Utilisez une liste de questions Icebreaker et posez une question au hasard à chaque membre de votre équipe. Laissez cette personne répondre et n’hésitez pas à lui poser des questions pour en savoir plus sur sa réponse.

Quelques exemples de question : 

  • Si vous pouviez donner un conseil à votre jeune "vous", lequel serait-il ?

  • Qu'est-ce que vous appréciez le plus quand il s'agit de travail d'équipe ?

  • Où construiriez-vous la maison de vos rêves ?

  • Si vous deviez avoir un jour de congé supplémentaire par semaine, qu'en feriez-vous ?

  • Quel est le meilleur conseil que vous ayez entendu dans votre vie ?

  • Qu'avez-vous appris sur vous-même au cours des 6 derniers mois ?

  • Qui vous fait le plus rire et pourquoi ?

Pour plus d’exemples, consultez notre liste des 100 meilleures questions Icebreaker.

Une fois que chaque personne de l’équipe (incluant vous !) est passée, il est temps de rentrer dans le vif du sujet, la rétrospective.

Récolter les idées

Durée:  10 minutes

Si votre rétrospective a un focus, c’est le moment de le rappeler. Puis programmez un timer de 10 minutes pour laisser le temps à votre équipe d’écrire ses idées sur des post-its ou dans un outil de rétrospective en ligne.

Pour cette partie, il est crucial que les membres de l’équipe ne s’influencent pas. Faites en sorte que chaque personne note ses idées sans être capable de voir les idées des autres.

Écrire des commentaires dans le modèle de rétrospective Start Stop Continue par Neatro

Trier les idées

Durée:  environ 5 minutes par personne

Time’s up! Le moment tant attendu est arrivé, chaque personne va révéler ses commentaires.

Pour cette étape, assurez-vous que chaque personne ait le temps de passer en revu ses différentes idées et de les présenter rapidement à l’équipe.

C’est aussi un bon moment pour regrouper les idées similaires et, si vous utilisez un outil de rétrospective en ligne, d’associer des thématiques à chaque idée pour faire ressortir les thèmes récurrents de vos rétros.

Groupes et thèmes dans le modèle de rétrospective Start Stop Continue par Neatro

Prioriser les idées

Durée:  5 minutes

Les commentaires ont été triés, regroupés, on passe donc à la priorisation. Une technique simple et efficace pour voter sur des idées est le dot-voting.

Donnez le même nombre de votes à tous les membres de votre équipe, donnez-leur (ou non) le droit de voter plusieurs fois sur la même idée puis utilisez un timer pour limiter le temps de réflexion.

Le nombre de votes, ainsi que la durée du timer vont dépendre du nombre de commentaires sur lesquels il est possible de voter. Généralement le nombre de votes par personne varie entre 2 et 5.

Comme pour la phase de rédaction des idées, faites en sorte que les membres de votre équipe votent sans voir ce que font les autres afin qu’ils ne s’influencent pas.

Voter dans le modèle de rétrospective Start Stop Continue par Neatro

Monter un plan d’action

Durée:  30 minutes

On arrive finalement à l’étape qui va donner toute sa valeur à la rétrospective : le plan d’action.

Maintenant que votre équipe est consciente des idées les plus importantes, donnez-leur tout le temps restant de la rétrospective pour déterminer comment ils vont prendre action.

Il arrive que beaucoup d’idées puissent être jugées comme importantes. Je vous recommande de déterminer un nombre de votes minimum avec votre équipe pour prendre action sur une idée.

Par exemple, si dix idées ont reçu des votes, quatre en ont trois et plus, et les six autres deux ou moins, il serait judicieux de se concentrer sur les quatre premières.

Si le temps vous manque, vous pouvez aussi discuter rapidement avec votre équipe de celles qu’elle considère comme indispensable et vous concentrer sur celles-là.

Pour chaque idée, ou chaque problématique, discutez en équipe de ce que vous pourriez faire. Une fois que l’équipe est d’accord sur une initiative, ajoutez-là au plan d’action.

Je vous conseille de suivre un framework comme celui des objectifs SMART pour mettre au point vos initiatives. Cela fera en sorte qu’elles soient réalisables et que vos plans d’action aient vraiment un impact.

Plan d'action dans le modèle de rétrospective Start Stop Continue par Neatro

Clôturer la rétrospective

Noter la rétrospective

La rétro est désormais terminée, ça vous dirait de savoir ce que l’équipe en a pensé ? Et pourquoi pas avoir du feedback sur vos compétences en facilitation ?

Si c’est le cas, le ROTI est l’outil idéal pour ça.

ROTI signifie “Return On Time Invested” ou Retour sur le Temps Investi. Chaque membre de l’équipe va noter la rétro avec une note allant de 1 à 5 et aura la possibilité de laisser un commentaire.

Cela peut se faire à main levée, via des post-its sur un tableau blanc, dans le chat d’un outil de visio-conférence ou directement dans un outil de rétrospective en ligne comme Neatro.

Neatro permet aux membres de l’équipe de voter anonymement, ce qui les aidera à se sentir en sécurité psychologique pour vraiment dire ce qu’ils pensent de cette rétro.

Partager le rapport de la rétro

Le plan d’action doit être facilement accessible en tout temps par toute l’équipe. En effet, une fois validé, le plan d’action est un réel engagement de l’équipe, chaque personne assignée à un élément du plan d’action en est responsable.

Exporter ce plan d’action dans votre outil préféré de gestion de projet est un bon moyen de faire en sorte qu’il ne soit pas oublié.

Et voilà ! Avec ou sans Scrum Master, vous avez désormais toutes les cartes en main pour organiser une rétrospective et en faire un succès.

Je vous souhaite une excellente rétro !

Découvrez les modèles de rétrospective de Neatro